Vault Payments (CTMS)

Vault Payments では、臨床現場への支払項目、アドホックな費用、CRO および IRB へのベンダー支払いなど、すべての治験費用および治験予算を単一のアプリケーション内で追跡することができます。これにより、CTMS Vault 内で治験費用の全体像を把握することができます。

Vault は、ユーザが定義した料金に基づいて支払項目レコードを作成し、ユーザはこれを支払請求レコードでグループ化し、支払先情報を特定します。さらにユーザは、組織の会計システムで、処理と最終的な支払いに関する支払請求レコードの情報をルーティングすることができます。

Vault Payments には、さまざまな料金デザインを表す一連のオブジェクトと、実際の料金インスタンスをサポートする一連のオブジェクトが含まれます。

Vault が支払項目を料金体系から作成する方法

Vault は、被験者来院、手続き、または施設料金レコードが施設で承認された料金体系内の該当する料金に定義されているステータスになると、自動的に支払項目レコードを作成します。また、被験者来院、手続き、施設料金などに変更があった場合、ユーザが手動で支払いイベントの再評価を行い、支払項目を生成することもできます。

例えば、手続きのステータスが送信済みのときに金額が 1,000 ドルの CT スキャンの手続き料金タイプの料金レコードをファイナンスチームが作成します。被験者の CT スキャン手続きレコードが送信済み状態になると、Vault は自動的に 1,000 ドルの支払い項目レコードを作成します。支払い項目レコードは、施設レコードの詳細ページの支払い項目セクションに表示されます。

デフォルトでは、項目が施設の主たる支払先に関連付けられています。料金が支払先の上書きを定義した場合、Vault は各上書きに定義された金額で各支払者に独立した支払項目レコードを作成します。

試験群のある料金

場合によっては、被験者が割り当てられている試験群に合わせて来院活動に異なる金額を施設との交渉で取り決めることがあります。例えば、第 1 週来院の払い戻し金額を、試験群 A の被験者の場合は 300 ドル、試験群 B の被験者の場合は 400 ドルにすることができます。

料金に選択された試験群に基づいて、Vault は被験者が試験群 A の場合は 300 ドル、被験者が試験群 B の場合は 400 ドルの支払項目を生成します。

支払項目を手動生成する方法

支払項目の生成アクションでは、料金体系が承認される前に行われたアクティビティの支払項目を一括して生成することができます。このアクションは、支払いイベントが支払項目レコードを生成するかどうかに影響するレコードに変更があった場合に、レートに基づく料金を再計算するために使用します。

例えば、施設において当初の被験者数が少なく、レートに基づく支払いの払い戻しを受ける資格がない場合、治験後の時点で支払項目の生成アクションを使用して、これらの活動を再評価します。この遡及により、被験者来院、手続き、または施設費用レコードを更新することなく、支払項目レコードが生成されます。

管理者は、オブジェクトライフサイクルやワークフローに合わせて支払項目の生成アクションを設定することができます。

支払項目を生成するには、治験、治験実施国、または治験実施施設または費用体系レコードに進み、アクションメニューから支払項目の生成を選択します。Vault は完了を通知し、生成または更新されたされた支払項目レコード数の概要とレビュー用の CSV ファイルをダウンロードするリンクを表示します。

Vault で支払い項目を調整するには

Vault は、これらの項目を生成した後、支払い項目を自動的に更新できます。調整理由には、来院、手続き、または施設費用への変更が含まれます。また、費用体系を更新し、支払い項目を生成アクションを実行すると、Vault が支払い項目を作成し、更新します。Vault が支払い項目を調整する場合、支払い項目を無効としてマークするか、既に支払われているものおよび/または未払いの支払いを反映する調整支払い項目を作成できます。

Vault が支払い項目を調整すると、支払い項目オブジェクトの複数のフィールドに調整に関する情報が記録されます。

• ソース支払い項目: この支払い項目が更新する支払い項目への参照
• 調整支払い項目: この支払い項目が調整する支払い項目への参照
• 調整理由: 調整の理由を説明します

支払い活動に基づく調整

支払い活動 (来院、手続き、施設費用) に変更を加えると、Vault はこれらの変更を評価し、既存の支払い項目への調整が必要かどうかを判断します。支払い活動を更新すると、そのアクティビティの費用基準都の不一致が生じた場合、Vault は対応する支払い項目を支払い調整済み状態タイプに移動します。支払い活動の更新に基づき、支払い項目が支払われず、かつ支払い項目が廃版になった場合、Vault は単に支払い項目を無効にします。また、必要に応じて、Vault は支払済みのものと、調整により現在支払われているものとの差額に対応する新しい支払い項目を作成します。

費用体系に基づく調整

費用体系に変更を加え、支払い項目の生成アクションを実行すると、Vault はこれらの変更を評価し、関連する支払い項目を更新するかどうかを判断します。設定すると、Vault は、新規または更新された費用体系の発効日を、Vault に既に記録されている支払い活動の日付と比較します。その後、調整が必要かどうかを判断できます。何も支払われず、支払い項目が新しい費用体系のために廃版になった場合、Vault は既存の支払い項目を単純に無効にします。また、必要に応じて、Vault は更新された費用体系によって支払われたものと現在支払われているものとの差額に対応する新しい支払い項目を作成します。

支払い限度額

支払い限度額および最大額を含め、追加支払い要件を施設費用レコードに設定できます。Vault は、費用体系にわたる支払い限度額を評価し、限度額に達した後に追加の支払い項目が生成されないことを確認します。

たとえば、費用体系 A に施設の最大値が 1 の「スクリーニング不合格」費用があるとします。費用体系 A に「スクリーニング不合格」費用として支払い項目が 1 件存在します。また、費用体系 B の施設には、最大値 1 の「スクリーニング不合格」費用があります。費用体系 B の「スクリーニング不合格」費用に対して、新規の一致支払いイベントが発生した場合、Vault は、既に最大値に達しているため、追加の支払い項目を生成しません。

対照的に、施設の費用体系 A に最大値が 1 の「スクリーニング不合格」費用があるとします。費用体系 A に「スクリーニング不合格」費用として支払い項目が 1 件存在します。費用体系 B の施設には、最大値 2 の「スクリーニング不合格」費用があります。費用体系 B の「スクリーニング不合格」費用に対して新たに一致した支払い事由が発生した場合は、Vault は、費用体系 B の最大値が 2 に増加したため、追加の支払い項目を生成します。

治験レベルの費用の追加費用

治験、治験実施濃く、および治験実施施設レベルで、追加の支払項目を作成することができます。これらの料金を使用して、事前定義された料金体系に該当しない臨時およびベンダー支払いを追跡することができます。例えば、追加費用を使用すると、治験レベルの倫理審査のために IRB に、国内の治験実施の管理のために CRO に、設備保全費用のために施設に払い戻したりすることができます。

治験、治験実施国、または治験実施施設レコードの支払項目セクションに追加料金を追加して、ベンダー支払いなどの治験費用を追跡することができます。

保留品目

費用に保留品目が含まれている場合、保留品目を支払い可能にするには、費用に基づく保留品目の更新アクションを実行する必要があります。このアクションは、アクションが費用の条件を満たしていることを確認し、支払いフィールドをはいに設定します。

支払請求

支払請求は、支払いにマークされた支払い項目レコードをグループ化する方法を提供します。Vault は、関連付けられているすべての支払項目レコードの合計額を計算し、支払請求レコードの金額フィールドに自動入力します。そうすることで、連携が設定された場合に、Vault は支払請求を会社の会計システムにルーティングすることができます。

支払請求タブまたは治験実施施設、組織、治験、または治験実施国レコードの支払請求セクションから支払請求を作成します。

支払項目の追加

支払いフィールドがはいになっている支払項目は、支払請求に追加することができます。いいえにマークされているか、空白の場合、これらのレコードは選択可能項目として表示されません。

一括支払い

Vault は、特定の治験、治験実施国、または施設に対して一括で支払請求を生成することができます。

一括で支払請求を生成するには、治験、治験実施国または施設レコードの詳細ページに進み、アクションメニューから支払請求の生成を選択します。

支払請求は支払項目を施設レベルでグループ化します。Vault は、施設の支払いフィールドがはいにマークされている支払項目がある支払先ごとに個別の支払請求を生成します。

支払い通知

支払い通知は、MS Word 内で定義されているドキュメントテンプレートに基づく Vault ドキュメントです。生成した支払い通知は、レビューと承認のためにルーティングできます。

支払い通知を生成するには、支払い通知に進み、アクションメニューから支払い通知の生成を選択します。完了したら、支払請求の支払い通知リンクをクリックして支払い通知に進むことができます。

Veeva Site Connect 経由の支払いレター通知の送信

お使いの Vault で Veeva Site Connect が有効化されている場合、ドキュメントのアクションメニューにある、施設にドキュメントを送信するオプションを使用して、支払通知および施設インボイスを、有効なアグリーメントを持つ SiteVault Vault の施設に直接送信することができます。このオプションを使用するには、管理者が支払いレター通知および施設インボイスのドキュメントタイプを設定することが必要です。

関連権限

Vault Payments の使用権限は以下の権限によって決まります: