Vault 付款 (CTMS)

Vault 付款让您能在同一个应用程序上追踪全部临床试验费用和研究预算，包括临床站点的预付款、临时费用和给 CRO 和 IRB 的供应商付款。该功能可让您全面了解您 CTMS Vault 中的全部临床试验费用。

Vault 会根据用户定义的费用创建预付款记录，然后汇总到付款请求记录中，以确定收款人信息。此外，用户可通过其组织的应付账款系统发送付款请求记录信息和最终付款进行处理。

Vault 付款依赖于一组代表不同费用设计的对象，一组支持实际费用实例的对象。

Vault 如何从费用明细表中创建应付款

当受试者访视、程序或站点费用记录达到站点的已批准费用明细表中相应费用的指定状态时，Vault 将自动创建应付款记录。您也可手动启用应付事件重新评估，以在受试者访视、程序和站点费用发生变更时生成应付款。

例如，您的财务团队在程序状态为已提交时，为程序费用类型创建金额为 1,000 美元的 CT 扫描费用记录。当受试者的 CT 扫描程序记录达到已提交状态时，Vault 将自动创建 1,000 美元的应付款记录。应付款记录在机构记录详细信息页面上的应付款部分显示。

默认情况下，应付款将关联至机构的主要收款人。如果费用被定义为收款人覆盖，Vault 将根据各项覆盖中定义的金额为每位收款人创建单独的应付款记录。

含试验组费用

一些情况下，机构可能会根据受试者的分配试验组为访视活动商定不同的金额。例如，对于第 1 周访视，为试验组A 的受试者报销 300 美元，为试验组B 的受试者报销 400 美元。

根据费用的选定试验组，Vault 将为试验组A 的受试者生成 300 美元的应付款，为试验组B 的受试者生成 400 美元的应付款。

如何手动生成应付款

生成应付款操作让您能够为在费用明细表经过批准之前开展的活动批量生成应付款。当记录发生变更，影响应付事件是否生成应付款记录时，您可使用该操作重新计算基于费率的费用。

例如，如果您的机构最初没有足够的合格受试者可报销基于费率的付款，您可在后期研究时间点使用生成应付款操作重新评估此类活动。该项追溯功能可在不更新受试者访视、程序或机构费用记录的情况下生成应付款。

您的管理员可为对象生命周期和工作流配置生成应付款操作。

若要生成应付款项，导航至研究、研究开展国家或研究站点或费用计划记录，并从操作菜单上选择生成应付款项。Vault 将在完成时向您发送通知，包括已创建或更新应付款项记录总数和下载 CSV 文件进行审查的链接。

Vault 如何调整应付款

Vault 可以在生成应付款项后自动更新这些项目。调整的原因可能包括访视、程序或研究中心费用的变化。此外，当更新费用计划并运行生成应付款项操作时，Vault 会相应地创建和更新应付款项。当 Vault 调整应付款项时，其可将应付款项标记为不活动，也可以创建调整应付款项，以反映已经支付的和/或仍然需要支付的内容。

当 Vault 调整应付款项时，通过应付款项对象上的多个字段记录调整信息：

• 源应付款项：指本应付款项所更新的应付款项
• 调整应付款项：指调整本应付款项的应付款项。
• 调整原因：说明调整原因

基于应付款活动的调整

当您对应付款活动（访视、程序、研究中心费用）进行更改时，Vault 会评估这些更改，以确定是否需要对现有应付款项进行调整。如果更新应付款活动导致与该活动的费用标准不匹配，Vault 会将相应的应付款项移动到付款调整状态 yype。如果未支付任何款项，并且根据对应付款活动的更新，应付款项已过时，Vault 只会停用应付款项。如果需要，Vault 还会创建新的应付款项，对应于已支付的金额与当前因调整而欠下的金额之间的差额。

基于费用计划的调整

当您更改费用计划并运行生成应付款项操作时，Vault 会评估这些更改，以确定是否应更新任何相关的应付款项。配置后，Vault 会将新的或更新的费用计划的生效日期与您已在 Vault 中记录的任何应付款活动的日期进行比较。然后，其可确定是否需要进行调整。如果未支付任何款项，并且由于费用计划，应付款项已过时，Vault 只会停用现有的应付款项。如果需要，Vault 还会创建新的应付款项，对应于已支付的金额与当前因更新的费用计划而欠下金额之间的差额。

付款限额

您可以在研究中心费用记录上设置额外的付款要求，包括付款限额和最高限额。Vault 评估各费用计划的付款限额，以确保在达到限额后不会产生额外的应付款项。

例如，假设您在研究中心的费用表 A 中有一笔最大值为 1 的“筛选失败”费用。费用表 A 中的“筛选失败”费用存在应付款项。此外，假设您在研究中心的费用表 A 中有一笔最大值为 1 的“筛选失败”费用。当费用表 B 中的“筛选失败”费用发生新的匹配应付款事件时，Vault 不会生成额外的应付款项，因为已经达到最大值。

相比之下，假设您在研究中心的费用表 A 中有一笔最大值为 1 的“筛选失败”费用。费用表 A 中的“筛选失败”费用存在应付款项。您在研究中心的费用表 A 中有一笔最大值为 2 的“筛选失败”费用。当费用表 B 中的“筛选失败”费用发生新的匹配应付款事件时，Vault 会生成额外的应付款项，因为费用表 B 中的最大值 2。

额外研究费用

您可在研究、研究开展国家和研究站点级别创建额外的应付款。然后，您可使用该费用追踪超出预定义的费用明细表范围的临时和供应商付款。例如，您可使用额外费用报销研究级别的伦理审查费用（人民币）、用于管理各国开展的研究的 CRO 以及设备维护费用的机构费用。

您可在研究、研究开展国家或研究站点记录中应付款部分添加额外费用，以追踪供应商付款等研究费用。

保留项

如果费用包含保留项，您必须运行根据费用更新保留项操作才能支付保留项。该操作确认该项符合费用标准，然后将支付字段设置为是。

付款请求

付款请求为您提供了汇总标记为支付的应付款记录的方法。Vault 可通过计算全部关联应付款记录的总额自动输入付款请求记录上的金额字段。然后，Vault 可在配置集成后向贵公司应付账款系统发送付款请求。

从付款请求标签页或研究站点、机构、组织、研究或研究开展国家记录的付款请求部分创建付款请求。

添加应付款

您可为支付字段设置为是的应付款添加付款请求。如果其支付字段标记为否或留空，将不会显示此类记录供用户选择。

批量付款

Vault 可为指定研究、研究开展国家或站点批量生成付款请求。

若要批量生成付款请求，导航至研究、研究开展国家或站点记录的详细信息页面，并从操作菜单上选择生成付款请求。

付款请求会汇总站点级别的应付款。Vault 将为机构内支付字段标记为是的应付款的各个收款人生成单独的付款请求。

付款函

付款函是根据 MS Word 内定义文档模板创建的 Vault 文档。生成后，您可发送付款函进行审查和批准。

若要生成付款函，导航至付款请求并从操作菜单上选择生成付款函。完成后，您可点击付款请求上的付款函连接，导航至付款函。

通过 Veeva Site Connect 发送付款函

如果您的 Vault 启用了 Veeva Site Connect，您可通过文档操作菜单上的发送文档至站点选项，直接向 SiteVault Vault 上拥有活跃协议的站点发送付款函和站点发票。注意：管理员必须配置付款函和机构发票文档类型，以便您使用该选项。

相关权限

以下权限控制您使用 Vault 付款的权限：