レポートのエクスポート、共有、およびコピー

レポートを使用すると、お使いの Vault のドキュメント、オブジェクト、および処理に関連するデータを体系化して分析することができます。この記事では、レポートのエクスポート、共有、およびコピーの仕方を説明します。Vault のレポート機能について詳しくは、レポートの概要を参照してください。

レポートのエクスポート

さらに詳細な分析を実施したり、Vault を使用せずにデータを処理したりする必要がある場合、レポートをエクスポートすることを選択できます。Vault はエクスポートの形式として、PDF、CSV (カンマ区切り値)、テキスト (TXT) および Excel™ (XLSX) の 4 種類をサポートしています。レポートを CSV または TXT ファイルにエクスポートすると、Excel でファイルを開くことができます。レポートを Excel テンプレートにエクスポートすることもできます。

レポートをエクスポートするには

レポートページまたはレポートビューアで、アクションメニューから CSV にエクスポート、テキストにエクスポート、Excel にエクスポート、または PDF にエクスポートのいずれかを選択します。Excel にエクスポートする場合は、Excel エクスポートオプションダイアログでフォーマットオプションを選択し、エクスポートをクリックします。
Vault がユーザのリクエストを処理する間にダイアログが開きます。このダイアログから、リクエストの取り消しを選択することができます。ファイルの準備ができると、ダイアログは自動的に閉じます。
お使いのコンピューターの設定によっては、ファイルは自動的にダウンロードされる場合もありますが、ファイルの保存を選択する必要がある場合もあります。

注: Vault はエクスポートのファイル名に以下の文字を含めません。<、>、:、“”、/、\、|、?、*

エクスポートオプション

レポートを作成または編集する場合、高度なオプション > エクスポートオプションで、エクスポートされた表形式レポートのテキストフィールドに次の書式設定オプションを選択できます:

PDF エクスポート列を 1 ページに合わせると、すべての列を 1 ページの幅に合わせます。
フルテキストのロングテキストフィールドを含めると、すべてのテキストがロングテキストフィールドにエクスポートされます。
リッチテキストフィールドのフルテキストを含めると、すべてのテキストがリッチテキストフィールドにエクスポートされます。エクスポートに HTML マークアップも追加するには、HTML タグを含める チェックボックスをオンにします。

フルテキストフィールドを含めるオプションは、ロングテキストフィールド列またはリッチテキストフィールド列を持つレポートでのみ選択できます。

Excel エクスポートオプション

Excel にエクスポートする場合、次のフォーマットオプションを選択できます。

データのみは、フォーマットせずにレポートデータをエクスポートします。
フォーマット済みは、色、見出し、グループヘッダーと集計数、およびサブヘッダー行を含むレポートビューフォーマットを使用してレポートをエクスポートします。
- レポートグループを折りたたむは、折りたたまれたレポートがエクスポートされます。このオプションは、グループ化された表形式のレポートでのみ使用できます。
- カバーページを追加は、Excel のカバーページタブでレポートがエクスポートされます。これには、レポート、Vault、ドメイン名などのエクスポートされたレポートデータが含まれます。
テンプレートは、レポートを設定済みの Excel テンプレートにエクスポートします。

制限

レポートのエクスポートには以下の制限が適用されます:

Vault がローカライゼーション設定を使用している場合は、TXT ファイルにエクスポートできます。
Vault がローカライゼーション設定を使用していない場合は、CSV ファイルにエクスポートできます。
PDF は表レポートでのみ使用可能です。
Excel テンプレートにエクスポートできるのは、最大 100,000 行のレポートのみです。
PDF にエクスポートするとすべてのハイパーリンクが削除されます。
Vault は PDF と Excel に 100,000 件のレコードしかエクスポートしません。お使いのレポートに 100000 件を超えるレコードが含まれている場合、CSV または TXT の形式でエクスポートする必要があります。
グループ化された表形式のレポートのみが、折りたたまれたグループでエクスポートできます。

最近実行されたレポート

表レポートのエクスポート時に、Vault は、同じユーザによって最近実行され、かつ同じ定義のレポートのキャッシュを検索します。レポートが既に存在する場合、Vault はそのレポートを使用するため、エクスポート中にレポートを返しません。該当するレポートがない場合、Vault はエクスポート中にレポートを実行します。

グループおよびサマリー集計

エクスポートデータには個別のレコードのみが含まれ、グループまたはサマリーの集計 (カウント、平均など) はエクスポートされません。

PDF エクスポート

PDF としてエクスポートすると、Vault はページ番号と表紙ページを追加します。すべてのレポートは、レポートエクスポート表紙テンプレートを使用します。さらに、ユーザはレポートビルダーの編集モードで PDF の列幅を変更することができます。

デフォルトでは、Vault はすべての列を単一のページ幅に合わせます。これを変更するには、レポートの高度なオプションセクションの PDF エクスポート列を 1 ページに合わせるチェックボックスをオフにします。

リンクの削除

表形式レポートおよび指標レポートをエクスポートするときに、Vault リンクを除外するように選択できます。レポートのリンクを削除するには、高度なオプションセクションのリンクの削除チェックボックスをオンにします。

レポートのコピー

レコードのコピーオプションを使用して、既存のレポートを基に新しいレポートを作成できます。

レポートをコピーするには

レポートのアクションメニューで、レコードのコピーを選択します。
コピーの作成ダイアログが開きます。新しいレポートの名前および説明 (任意) を入力します。
続行をクリックします。
レポート編集ページが開きます。ここから、新しいレポートに変更を加えることができます。
編集を終えたら、実行または保存をクリックします。実行をクリックした場合、編集を続行するか保存するかの選択肢があります。

Vault は、制限付きの動的アクセスコントロールを使用してユーザアクセスを管理し、レポートを共有します。一部のユーザには、レポート管理者とレポート所有者のシステム提供グループに基づいて、カスタム共有ルール経由でレポートに自動アクセスすることができます。また、手動割り当てによって特定のユーザまたはグループとレポートを共有することもできます。

レポートのアクションメニューで、共有設定をクリックします。
共有設定のページで、追加をクリックします。
手動割り当ての追加ダイアログで、希望するロールと、そのロールに追加するユーザまたはグループを選択します。
保存をクリックします。割り当てられたユーザまたはグループは直ちにレポートにアクセスできます。

ロールからユーザまたはグループを削除するには、マニュアル割り当て経由のアクセスセクションでそのユーザまたはグループのアクションメニューで削除をクリックします。参照専用ユーザは、ユーザおよびグループのドロップダウンには表示されません。

レポートの共有時に、ユーザを編集者または閲覧者のロールに割り当てることができます。任意のレポートオブジェクトレコードのロールにユーザを割り当てるには、編集者または所有者のロールを有している必要があります。

閲覧者: 閲覧者はレポートに参照専用アクセス権限を有します。レポートを実行して表示するか、そのコピーを作成することしかできません。レポートにランタイム入力フィルタがある場合、閲覧者はフィルタ条件を入力することができます。閲覧者がレポートに変更を加えたい場合、レポートをコピーしてその重複バージョンを編集することができます。
編集者: レポートを変更、共有、および削除することができます。編集者には、レポートを作成したユーザと同じすべての権限があります。
所有者: 所有者には、編集者および閲覧者のすべての権限があります。所有者に他のユーザまたはロールを割り当てたり、フラッシュレポートのスケジュールを編集したりできるのは所有者のみです。

レポート URL

Web アクションは、ユーザがオブジェクトやドキュメントから直接レポートにアクセスできるようにすることで、レポートエクスペリエンスの向上に役立ちます。Web アクションを Vault 間で正常に移行できるようにするために、ユーザは、レポート ID を含む既存の URL を使用するか、レポートの API 名がレポート ID を置き換える URL を使用してレポートを表示できます。管理者は、レポートにアクセスするための Web アクションを定義できます。