チェックリストは、フォーム記入型 UI で一連の質問に回答することができるデータ入力方法です。ユーザは、同じ UI で回答済みのチェックリストを確認することもできます。チェックリストを開始する方法には 2 つあります: 設定済みユーザアクション経由、またはオブジェクトレコードのライフサイクル状態のエントリアクションとして。チェックリストを開始するとタスクが作成され、それが 1 人以上の回答者に割り当てられます。チェックリストに回答するには、割り当てられたユーザはタスクのリンクからチェックリストを開きます。
チェックリストの開始
設定によって、ライフサイクル状態の変更 (設定済みエントリアクション) またはオブジェクトレコードでのユーザアクションのいずれかでチェックリストを開始することができます。ユーザアクションからチェックリストを開始すると、Vault はワークフロー所有者を自動的にチェックリスト回答者として割り当てます。
エントリアクション経由で開始すると、Vault はエントリアクションの設定に基づいて回答者を決定します。設定中に管理者は、オブジェクトからロールを選択します。ライフサイクル状態が変更した時点でそのロールであったユーザには、チェックリストタスクが利用可能なタスクとして表示されます。
チェックリスト作成プロセスの時間
チェックリストの作成は、「非同期的に」実行されます。これは、特にアクティビティの多い Vault の場合、タスクおよびチェックリストレコードが表示されるまでに時間がかかる場合があることを意味します。チェックリストを開始したら、Vault は、アクションを他の非同期タスクと同じキューに配置します。チェックリストの重複を防ぐために、Vault では、この遅延中に同じオブジェクトレコードの新しいチェックリストを作成することはできません。
チェックリストへの回答
回答する必要があるチェックリストは、ホーム > マイタスクで確認することができます。タスクは割り当てられていないものの利用できるようになっている場合は、ホーム > 利用可能なタスクで確認することができます。
回答するには
チェックリストを開いて回答するには、タスクの説明内にあるリンクをクリックします。チェックリストの各セクションは、回答 UI に個別のページとして表示されます。セクション内の各質問に回答し、終了したら次へをクリックします。左側のナビゲーションパネルを使用すると前のセクションに戻ることができます。管理者が質問への回答方法に関するガイダンスを提供した場合は、質問にカーソルを合わせると、質問の右上隅にあるクエスチョンマークアイコン (?) が表示されます。ガイダンステキストを表示するには、そのクエスチョンマークアイコン (?) をクリックします。
質問を追加する方法
設定されている場合は、アドホックベースでチェックリストインスタンスに質問を追加できます。これは、チェックリストに含まれていない回答を送信する場合に役立つことがあります。作成ボタンをクリックし、アドホック質問を選択して、チェックリストに質問を追加します。ダイアログで、質問テキストを入力します。続行をクリックして、現在表示しているセクションの最後に質問を追加します。次に、他の質問と同じように回答を入力します。
鉛筆アイコンをクリックして質問のテキストを編集したり、削除アイコンをクリックしてチェックリストから質問を削除したりできます。
注: チェックリストの導入セクションやレビューセクションに質問を追加することはできません。
ドキュメントを追加するには
質問の設定方法によっては、番号、テキスト、日付、または複数選択の回答に関連する 1 つ以上のドキュメントを添付することが許可または要求される場合があります。20R1 以降、管理者が許可済みドキュメントフィールドと必須ドキュメントフィールドを使用して設定した場合、複数選択の質問に対する回答の選択に基づいてドキュメントを許可または要求することもできます。管理者が許可済み添付ファイル (ドキュメント) フィールドを使用して設定したときにドキュメントの添付が許可されている場合、関連ドキュメントのラベルが回答 UI に表示されます。管理者が必須添付ファイル (ドキュメント) フィールドを使用して設定したときにドキュメントの添付が必要な場合、関連ドキュメント*ラベルが回答 UI にアスタリスクとともに表示されます。
1 つ以上の関連ドキュメントを添付するには、+追加をクリックして、適切なドキュメントを選択します。質問が単一のドキュメントを許可するように設定されている場合、ドキュメントを選択すると、ドキュメントの選択ダイアログが閉じます。複数のドキュメントを選択することが許可または要求されている場合は、適切な数のドキュメントを選択して閉じるをクリックするまで、ドキュメントの選択ダイアログが表示されたままになります。選択した 1 つまたは複数のドキュメントが関連ドキュメントセクションに表示されます。
チェックリストを完成させる方法
最後のセクションでレビューをクリックし、全回答のサマリーを表示します。レビューページでは、表示されなかった依存性質問も表示されます。これらはグレー表示されます。依存性質問は、別の質問に対する回答によって表示されたり非表示になったりします。すべての回答が正しければ、完了をクリックしてチェックリストの完了ダイアログを開きます。必須情報を入力し、完了をクリックします。この最終手順により、タスクが「完了」とマークされます。
チェックリストの回答のレビュー
管理者 > 企業管理者 > チェックリスト (企業管理者の権限を含む) から、またはオブジェクトレコードページの関連レコードセクションから回答済みのチェックリストにアクセスできます。チェックリストをクリックすると、Vault は回答する際に使用したのと同じ UI を表示しますが、回答を編集できるオプションはありません。次へと戻るのボタンを使用して各セクションに進んだり、左側のナビゲーションパネルを使用して特定のセクションに直接ジャンプしたりすることができます。
質問への回答の一部として関連ドキュメントを追加した場合、ドキュメントはレビューページに一覧表示されます。リンクにカーソルを合わせると、関連する各ドキュメントのサムネイルが表示されます。
チェックリストのキャンセルと削除
チェックリストの設定方法によっては、チェックリストのライフサイクルが完了した状態にない限り、ワークフローのキャンセルユーザアクションを使用してチェックリストの回答をキャンセルできる場合があります。チェックリストをキャンセルした後、アクションメニューをクリックして削除アクションを選択すると、チェックリストとそれに関連するレコードを削除できます。
既知の問題
セキュリティ設定によっては、作成ボタンが Quality イベントレコードのチェックリストの下に表示される場合があります。このボタンを使用してチェックリストを作成すると、Vault にエラーが表示されます。このエラーを回避するには、アクションメニューのチェックリストの開始オプションを選択してチェックリストを作成します。