ドキュメントワークフローの使用

ドキュメントワークフローを使用すると、1 つまたは複数のドキュメントをレビューや承認などの幅広いプロセスに送信することができます (1 つのワークフローインスタンスあたり最大 100 件のドキュメント)。この記事では、ドキュメントワークフローの開始方法、進行中のワークフローの管理方法、参加者としてタスクを完了する方法を説明します。一般情報は、ドキュメントワークフローについてをご覧ください。

単一ドキュメントにワークフローを開始する

単一ドキュメントにワークフローを開始するには:

1. ライブラリまたはドキュメントタブで、個別のドキュメントのアクションメニューからワークフローの開始アクションを選択します。
2. Vault が、ワークフローを開始するのに必要なすべての情報とフィールドが含まれるワークフロー開始ダイアログを表示します。必要な情報を入力し、開始をクリックします。ユーザの割り当てについて詳しくは、以下を参照してください。

選択したドキュメントがすでに有効なワークフローにある場合はドキュメントワークフローを開始できません。

複数ドキュメントにワークフローを開始する

ライブラリまたはドキュメントタブ、カート、バインダーセクション、または RIM Submissions　Vault のコンテンツプラン階層ビューアからドキュメントワークフローを開始することができます。

複数ドキュメントにワークフローを開始するには:

1. アクションメニューでドキュメントワークフローの開始を選択します。ワークフローに最大 100 件のドキュメントを含めることができます。
2. 開始ダイアログのドキュメントワークフロードロップダウンから特定のワークフローを選択します。Vault は選択されたドキュメントに対して有効なアクティブのワークフローのみを表示します。
3. 続行をクリックします。
4. プロンプト表示されたら説明を入力します。Vault は、この値をエンベロープの名前として使用します。Vault が編集できない場合、管理者はエンベロープレコードに自動命名を使用できるようワークフローを設定します。
5. ユーザとグループをロールに割り当てます。ユーザの割り当てについて詳しくは、以下を参照してください。
6. 必須フィールドの値または変数を入力します。
7. 開始をクリックします。

一部のドキュメントワークフローは、特定のドキュメントライフサイクル状態でのみ利用可能です。一部のドキュメントワークフローは、単一のドキュメントのみに制限されます。

ライブラリおよびドキュメントタブからのワークフローの開始

ライブラリまたはドキュメントタブからドキュメントワークフローを開始すると、Vault は現在のビューのすべてのドキュメントを含めます。例えば、お気に入りからワークフローを開始した場合、Vault はお気に入り内のすべてのドキュメントをドキュメントワークフローに含めます。ワークフローを開始する前に検索を実行した場合やフィルタを適用した場合、Vault は一致するドキュメントのみを含めます。

カートからのワークフローの開始

カートからドキュメントワークフローを開始すると、Vault はすべてのドキュメントをカートに含めます。これにより、ドキュメントワークフローエンベロープに含めたいドキュメントを選択することができます。

バインダーからのワークフローの開始

バインダーからワークフローを開始する際に、ワークフロータスクおよび裁定はバインダー時代に適用され、そのコンテンツには適用されません。ワークフローで複数裁定が許可されている場合、ワークフローに含まれる各バインダーは 1 つの裁定しか受領しません。ワークフロービューア内ではバインダーコンテンツを表示できないため、Vault は、タスクページでバインダーコンテンツを表示するためのリンクを提供します。

バインダーセクションからのワークフローの開始

バインダーセクションからドキュメントワークフローを開始すると、Vault はその特定のセクションのすべてのドキュメントを含めます。

階層ビューアからワークフローを開始する (RIM Submissions)

RIM Submissions のコンテンツプラン階層ビューアからドキュメントワークフローを開始することができます。ワークフローを開始すると、Vault は現在のフィルタリング済みグリッドビューの有効なコンテンツプランアイテムレコードに一致する最大 100 件のドキュメントを含めます。

ドキュメントワークフローの制限

以下の状況でドキュメントワークフローは開始できません:

• 選択したドキュメントのいずれかが既に有効なワークフローにある場合
• 100 件以上のドキュメントが選択されている場合
• ドキュメントワークフローが特定のライフサイクルに関連付けられている場合、ワークフローは、特定の状態にあるドキュメント、または特定のフィールドが設定されているドキュメントのみを許可する可能性があります。1 つまたは複数のドキュメントが指定した条件を満たさない場合、ワークフローを開始できません。

参加者の追加

ワークフローを開始すると、開始ダイアログがユーザを参加者グループに割り当てるプロンプトを表示します。これは、ワークフロータスクを担当するグループです。ワークフローの設定によっては、Vault がタスクをグループの各参加者に割り当てたり、1 つのタスクを「有効なタスク」として割り当てることもあります。有効なタスクがある場合、参加者グループのいずれかのユーザがタスクを「引受け」る必要があります。タスクを引受けるユーザがタスク所有者になります。

ユーザを割り当てる方法

ユーザを割り当てるには:

1. タスクに割り当てたい各参加者グループ横のチェックボックスを選択します。アスタリスクが付いている参加者グループは必須です。
2. 各参加者グループの参加者を選択します。ドロップダウンリストからユーザまたはユーザグループを選択するか、各参加者の名前を入力します。有効なユーザおよびユーザグループの数が 100 を超える場合、ユーザ/グループ名を入力して必要な参加者を探すことが必要になることがあります。

割り当て制限

一部のワークフローでは、管理者がロールに基づいて参加者グループに制限を設定します。例えば、承認者参加者グループタスクを割り当てる際に、すべてのワークフローコンテンツで承認者ロールを持つユーザのみが有効になります。Vault は自動的にフィルタリングを実行して許可されているユーザおよびユーザグループのみを表示します。

一部のワークフロー設定は、タスク所有者によるタスクの受領を制限します。

有効なワークフローに参加者を追加する方法

ワークフローが開始されても、ワークフローのアクションメニューを使用してワークフローに参加者を追加することができます。これを行うには、ワークフローのすべてのドキュメントに正しいアクセス権限が必要です。

制限

ユーザまたはユーザグループを参加者グループに割り当てる場合、デフォルトでは 5,000 人を超えるユーザを選択することはできません。ただし、管理者はワークフロー参加者コントロールに割り当てられるユーザー数の制限を設定することができます。この制限を超えると、ワークフローを開始する際にエラーが発生します。

割り当てられたタスクの完了

ドキュメントワークフロー内には、ワークフローエンベロープの各ドキュメントにタスク裁定を提供する必要があるタスクが存在する場合があります。タスクに裁定が必要な場合は、これらを個別に選択しなければなりません。マルチドキュメントビューアで、閲覧したドキュメントを簡単に確認できます。未閲覧ドキュメントのタイトルは太字で表示され、閲覧したドキュメントのタイトルは太字以外で表示されます。

タスクを完了する方法

割り当てられたタスクを完了するには:

1. ドキュメントワークフローを開始した後で、ホーム > マイタスクに進みます。
2. 完了または続行ボタンをクリックしてドキュメントビューアを開きます。
3. 有効なタスクがある場合: ワークフローヘッダーで承認をクリックします。タスクを承諾すると、承諾の取り消しをクリックしてリリースすることができます。リリースすると、タスクは割り当てられたユーザに対して再度利用可能となります。
4. ワークフローで判定が求められる場合: 各ドキュメントで ビューアの左側にある裁定を提供するをクリックし、ダイアログから裁定を選択します。コメントが必要な場合は、テキストボックスに入力します。理由またはキャパシティが必要な場合は、ドロップダウンリストから選択します。ドキュメントフィールド値が必要な場合は、指示通りに値を入力または選択します。適用をクリックして選択内容を保存してダイアログを閉じます。または、適用して次へをクリックして、次の使用可能なドキュメントに進みます。
5. ワークフローヘッダーの完了ボタンをクリックします。
6. 確認ダイアログが開きます。メッセージを確認して完了をクリックし、続行します。
7. ワークフローから電子署名のプロンプトが表示された場合: ユーザ名とパスワードを入力して電子署名を提供します。

ドキュメントのフィルタリング

場合によっては、ワークフローエンベロープに多数のコンテンツドキュメントが存在することがあります。ワークフローエンベロープ内のコンテンツドキュメントのより管理が容易なサブセットを表示するには、ドキュメントのメタデータフィールドのいずれかに基づいてフィルターを適用します。

ドキュメントワークフローのタイムラインビュー

ドキュメントワークフロータスクページには、ワークフロー関連イベントと裁定に関する情報を一度に把握できるタイムラインビューのオプションが含まれます。

タイムラインビューへのアクセス

ドキュメントワークフロータスクページでこのビューを開くには、レイアウトセレクターツールバーで [タイムラインビュー] ボタンをクリックします。

タイムラインビューのアクション

タイムラインビューで、ワークフローの行でワークフロー履歴レポートの表示をクリックすると、レポートを使用してワークフローとタスクの詳細を確認することができます。また、有効なワークフローとタスクのアクションメニューを使用し、ワークフローのキャンセル、タスクのキャンセル、参加者の追加、期日の更新、再割り当てなどの関連オプションにアクセスすることができます。

タスク期日の更新

タスク期日を設定または更新するには:

1. ワークフローのタイムラインビューに進みます。
2. タスクのディテールアクションメニューから、タスク期日の更新を選択します。
3. ダイアログで、タスク期日フィールドに新しい日付を選択します。
4. 更新をクリックします。

Vault はタスク所有者に更新された期日を通知します。

ドキュメントを削除する

ドキュメントワークフローからドキュメントを削除すると、Vault はワークフローのキャンセル状態を使用して、ドキュメントを適切なライフサイクル状態に移動させます。エンベロープに単一のドキュメントしか含まれていない場合は、削除できません。

1. ビューアの左側のリストでドキュメントの名前にマウスオーバーします。
2. X アイコンをクリックします。
3. 確認ウィンドウで、続行をクリックして確認します。このアクションは取り消せません。

ドキュメントを削除する前に完了したタスクの裁定がある場合、削除されたドキュメントの裁定はワークフロータイムラインビューで表示されたままになります。

ワークフローをキャンセルする

有効なワークフローを中止し、参加者のリストからすべての未完タスクを削除する必要が生じる場合があります。

ワークフローをキャンセルする方法

進行中のワークフローをキャンセルするには:

1. ホーム > 有効なワークフローまたはワークフロータイムラインビューに進みます。
2. アクションメニューをクリックしてワークフローのキャンセルをクリックします。
3. プロンプト表示された場合はキャンセルのコメントを提供します。
4. ダイアログで、続行をクリックします。

ワークフローのキャンセル状態

ワークフローをキャンセルすると、ワークフローコンテンツはワークフローが開始する前の状態に戻ります。

ワークフロー所有者の置き換え

正しい権限がある場合は、有効なワークフローの所有者を置き換えることができます。

1. ワークフローのアクションメニューからワークフロー所有者の置き換えを選択します。
2. ダイアログで、現在のワークフロー所有者を置き換えるユーザを選択します。このワークフロータイプの開始権限を持つユーザのみが置き換え所有者として選択できます。
3. 提出をクリックします。

Vault は、アクションの元のワークフロー所有者と新たなワークフロー所有者に通知します。Vault は、ワークフロー所有者参加者グループに割り当てられた現在のすべてのタスクを新たな所有者に再割り当てし、今後のすべてのタスクを新たな所有者に割り当てます。

ワークフロー参加者にメールを送信する

このアクションでは、タスクの期日が迫っている場合、期日が過ぎている場合、ワークフローに変更があった場合に、ワークフロー参加者への通知を送信することができます。

ワークフローの開始後にワークフロー参加者にメールを送信するには:

1. ホーム > 有効なワークフロー、ドキュメント情報ページのタイムラインビュー、または有効なワークフローパネルに進みます。
2. ワークフローのアクションメニューから参加者にメールを送信するを選択します。
3. ダイアログボックスで、メールの受信者を選択します。個別のワークフロー参加者、または利用可能な参加者グループを選択することができます。
4. メッセージフィールドにメッセージを入力します。
5. 自分を受信者に含める場合、自分にコピーを送信チェックボックスを選択します。
6. 送信をクリックします。

参加者グループ

ワークフロー参加者にメールを送信する際には、選択可能な以下の受信者グループが表示されます。

• 利用可能なタスク所有者: 承諾できるタスクを持つユーザ。
• 完了済みタスク所有者: 現在または前のタスクを完了したユーザ。
• 保留中タスク所有者: 利用可能なタスクを承諾したものの、まだ完了していないユーザまたはグループ。将来のタスクは含まれません。
• 未完了タスク所有者: 割り当て済みタスクをまだ完了していないユーザ。将来のタスクは含まれません。

関連権限

以下の権限はさまざまなワークフローアクションを制御します: