ドキュメントにリーガルホールドを適用する方法には 4 通りあります。
- ユーザは、リーガルホールドを単一ドキュメントに適用します。
- ユーザは、一括アクションを使用してリーガルホールドを多くのドキュメントに適用します。
- 管理者は、リーガルホールドオブジェクトレコードの範囲と一致するフィールド値で、リーガルホールドをすべてのドキュメントに「ユニバーサル」アプライします。
- Vault は、リーガルホールドが承認済み状態に入った後で、リーガルホールドの範囲に「入る」すべてのドキュメントに保持を適用します。これは、ユーザが範囲と一致する新しいドキュメントを作成するとき、またはドキュメントのフィールド値を編集しから削除されない場合に起こります。
注: ドキュメントに適用できるのは承認済み状態のリーガルホールドのみです。
リーガルホールドは、ドキュメント移行モードで作成または更新されたドキュメントには適用されません。リーガルユーザまたは管理者は、ドキュメントが作成または更新された後にリーガルホールドオブジェクトレコードを再評価する必要があります。
ドキュメントにリーガルホールドを適用したら、ドキュメント情報ページとそのドキュメントのホバーカードにハンマーアイコンが表示されます。
個々のドキュメントにリーガルホールドを適用する方法
特定のドキュメントにリーガルホールドを適用するには:
- ドキュメントを開きます。
- アクションメニューからリーガルホールドの適用を選択します。
- 承認済み状態のリーガルホールドレコードの選択リストからリーガルホールドを適用するように選択します。
- 続行をクリックします。これでドキュメントがリーガルホールドの対象になります。
個々のドキュメントからリーガルホールドを削除する方法
特定のドキュメントからリーガルホールドを削除するには:
- ドキュメントを開きます。
- アクションメニューからリーガルホールドの編集を選択します。リーガルホールドの編集ダイアログで、リーガルホールドの横の X をクリックしてドキュメントへのリンクを削除します。
- OK をクリックします。
- これでドキュメントは特定のリーガルホールドの対象ではなくなり、別のリーガルホールドの対象になっている場合には、ユーザは削除することができます。
リーガルホールドの編集方法
ドキュメントに適用されるリーガルホールドを変更するには:
- ドキュメントを開きます。
- アクションメニューからリーガルホールドの編集を選択します。
- Vault は、ドキュメントに適用されるすべての承認済みリーガルホールドを表示します。必要に応じて、リストのリーガルホールドを追加・削除します。
- OK をクリックします。
バインダーのリーガルホールド
バインダーは、他のドキュメントと同様にリーガルホールドの対象です。バインダーがリーガルホールドの対象になると、ユーザは削除することができなくなりますが、そのドキュメントフィールドまたは構造を変更し、またドキュメントを追加/削除することはできます。
バインダーをリーガルホールドの対象にしても、すべてのコンポーネントドキュメントがリーガルホールドの対象になるわけではありません。
リーガルホールドをユニバーサルアプライする方法
「ユニバーサル」アプライアクションを使用するには:
- リーガルホールドオブジェクトレコードに進みます。
- アクションメニューからリーガルホールドの適用を選択します。
- 続行をクリックします。
- このアクションは非同期であるため、ジョブが終了すると通知およびメールが送られます。ジョブが終了すると、範囲内のすべてのドキュメントがリーガルホールドの対象になります。
注: ユニバーサルアプライアクションは、1 件のリーガルホールドオブジェクトレコード毎に一回ずつしか起きません。
一括アクションを使用してリーガルホールドを適用および削除する方法
一括アクションを使用することで、リーガルホールドを適用または削除することができます。
関連権限
タイプ | 権限ラベル | 制御 |
セキュリティプロファイル | オブジェクト: リーガルホールド | リーガルホールドオブジェクトのレコードを読み取り、作成、編集、および削除する権限。 |
セキュリティプロファイル | アプリケーション: リーガルホールド: 適用 | リーガルホールドの適用権限。 |
セキュリティプロファイル | アプリケーション: リーガルホールド: 削除 | リーガルホールドの削除権限。 |
ドキュメントロール | ドキュメントの表示 | ドキュメントを表示する権限。ドキュメントのリーガルホールドを適用または削除するには、この権限を持っている必要があります。 |