添付ファイルは、特定のドキュメントまたはオブジェクトレコードに接続されたファイルです。例えば、関連するメールのコピーを製品レコードに添付できます。ドキュメントまたはオブジェクトレコードを表示できるユーザは、添付ファイルも表示・ダウンロードすることができます。
ダウンロードを含む実行されたアクションは監査証跡に記録されることにご注意ください。
添付ファイルの追加
添付ファイルをドキュメントまたはオブジェクトレコードに追加するには:
- ドキュメントおよびバインダーの場合、ドキュメント情報ページを開き、フィールドパネルの添付ファイルセクションを展開します。オブジェクトレコードの場合、レコード詳細ページを開き、添付ファイルセクションを展開します。
- コンピュータからファイルを青色のエリアにドラッグおよびドロップし、アップロードアイコンをクリックします。複数のファイルをアップロードする場合、各ファイルが個別の添付ファイルになります。
- 任意の作業: 説明の追加をクリックして添付ファイルの検索可能詳細を入力します。
注: Internet Explorer バージョン 8 (IE8) または バージョン 9 (IE9) では、複数のファイル選択 (ファイルブラウザまたはドラッグアンドドロップ) は使用できません。
添付ファイルを使った作業
添付ファイルにアクションを実行するには、ドキュメントまたはオブジェクトレコードに進み、添付ファイルセクションを拡張します。すると、以下のことが行えます:
- ファイル名をクリックして添付ファイルを表示します。
- 添付ファイルのダウンロードアイコンをクリックして 1 つの添付ファイルをダウンロードします。どの添付ファイルバージョンでも選択してダウンロードすることができます。
- すべての添付ファイルのダウンロードアイコンをクリックしてすべての添付ファイルをダウンロードします。Vault は、各添付ファイルの最新バージョンで ZIP ファイルを作成します。お使いの Vault がターゲットバージョン固有の添付ファイルを使用している場合、ダウンロードされたファイルには、ダウンロードを開始したドキュメントバージョンに関連づけられた添付ファイルバージョンが含まれます。
- 添付ファイルのアクションメニューからバージョン履歴を選択して、添付ファイルのバージョン履歴を表示します。添付ファイルに複数のバージョンがある場合は、ダイアログのバージョン番号リンクをクリックして任意のバージョンを表示できます。
- 編集アイコンをクリックして、添付ファイルの [説明][4] を編集します。
- 添付ファイルのアクションメニューから削除を選択して添付ファイルを削除します。
添付ファイルのバージョン管理
添付ファイルは、1 から始まる整数のバージョン番号 (1、2、3) を使用した単純なバージョン管理に対応しています。同じファイル名と拡張子の添付ファイルが既にあるドキュメントまたはオブジェクトレコードに新規ファイルを追加する際に、Vault はアップロードされたファイルを新規バージョンとして処理します。同一ファイルの複数バージョンが作成されないよう、Vault はファイルにチェックサム値を割り当てます。チェックサム、拡張子、ファイル名が一致すると、Vault は新規ファイルを無視し、添付ファイルをバージョニングしません。
同じファイル名でも拡張子が異なる添付ファイルをアップロードすると、Vault はこれをまったく新しい添付ファイルとしてアップロードします。例えば、MyAttachment.pdf と MyAttachment.png は異なる 2 つの添付ファイルです。
Vault は添付ファイルのこれまでのバージョンを一切確認しません。例えば、ファイル名、拡張子、チェックサムが前の添付ファイルのバージョンと添付ファイルをアップロードすると、Vault はこれを既存の添付ファイルの新しいバージョンとしてアップロードします。
Vault は、ドキュメント用に選択したのと同じ名前形式オプションを添付ファイルに適用することに注意してください。
添付ファイルの検索
添付ファイルは、ライブラリ、カスタムドキュメントタブまたはカスタムオブジェクトタブには表示されませんが、ドキュメントまたはオブジェクトレコード検索には含めることができます。これを行うには、高度検索を使用する必要があります。
バージョン固有の添付ファイルで検索する
バージョン固有の添付ファイルが有効化されており、検索に添付ファイルが含まれている場合、Vault は表示できる最新のドキュメントバージョンのみを返します。一致する添付ファイルが前のドキュメントバージョンに存在し、アクセスできる最新バージョンに存在しない場合、Vault は検索結果にそのドキュメントを含みません。
添付ファイルの説明について
添付ファイルの説明はファイル名と一緒に表示され、閲覧者にその他の情報を提供します。検索時に、Vault はファイル名のほか、説明も探します。添付ファイルのバージョン管理時、Vault は説明をコピーします。最新バージョンの説明は編集可能ですが、旧バージョンの説明は読取り専用です。
制限
添付ファイルのサイズ
Vault は、添付ファイルに標準ファイルアップロードと同じサイズ制限を課します:
- ファイルは 4GB 未満でなければなりません。
- 動画ファイルは 2GB 未満でなければなりません。
添付ファイル名
添付ファイルとしてアップロードするファイルには、ファイル拡張子を含めて 218 バイトを超えるファイル名を含めることはできません。1 文字が常に 1 バイトに等しいとは限らないことに注意してください。例えば、「菌」という文字は 3 バイトです。
添付ファイルの説明
添付ファイルの説明には 1,000 文字の制限があります。