定义文档状态入口操作

对于许多组织而言，当文档进入新的生命周期状态时，有各种需要一致发生的更新。例如，当文档进入已批准状态时，组织可能会想要删除注释，以便注释不会向审计者显示。Vault 提供一组名为“入口操作”的可配置系统操作来满足这一需求。您可设置各个生命周期状态的入口操作。

访问入口操作管理

您可以从管理 > 配置 > 文档生命周期 > [生命周期] > 状态 > [状态] > 入口操作配置特定生命周期状态的入口操作。您必须使用拥有管理：生命周期和工作流权限的安全配置文件。

操作类型

有各种入口操作可用。根据所选的操作，可能会有需要设置的其他选项。

删除注释评论

从文档的当前版本以及同一主要版本的所有其他次要版本中删除备注和线条注释以及文档级注释。此操作不会删除链接注释或锚点。例如，如果文档拥有版本 0.1、1.0、1.1 和 1.2，此操作将从 1.1 和 1.2 删除注释，但不会从 0.1 或 1.0 删除注释。如果此操作配置了设置新的主要版本操作，则会从之前的主要版本中删除注释。例如，当文档通过状态更改从 0.3 进入 1.0 时，Vault 会从 0.1、0.2 和 0.3 删除注释。

删除次要版本

删除文档的所有次要版本（当前版本和上一主要版本之间），包括旧的源文件。例如，在拥有版本 0.1、0.2 和 0.3 的文档中，如果 0.3 将变为 1.0，则 Vault 会删除 0.1 和 0.2。

删除最小版本，“已计划版本”除外

删除文档的当前版本和上一主要版本之间的所有次要版本（如删除次要版本），处于已计划状态的文档版本除外。

作废现有的“已阅读并了解”任务（QualityDocs 和 eTMF）

为文档取消所有未处理（未完成或已取消）的已阅读并了解用户任务，并将其标记为作废。

发送通知

使用所选的消息，向所选的用户发送电子邮件和 Vault 通知。在创建入口操作前，您必须先定义消息。设置入口操作时，为通知选择作为接收人的组、单独用户或文档生命周期角色。

将 CrossLink 版本绑定设置为进入状态时显式绑定。如果 CrossLink 绑定设置为最新稳定状态版本，它会将绑定设置为最新稳定状态的实际版本号。

使用公式设置字段

在状态更改时，根据定义的入口操作公式，将文档状态设置为 Vault 计算得到的值。

设置新的主要版本

将当前文档版本号更新为新的主要版本。如果当前版本号为 3.5，此操作后的新版本号将为 4.0，且不会再显示次要版本 3.5。

将上一个稳定状态设置为已替换

找到此文档处于生命周期的稳定状态的版本（请参阅特殊状态），并使该文档版本进入已替换状态。

如果字段有值，则设置为空

清除所选的文档字段。

如果字段没有值，则设置为今天

仅当所选字段当前为空白时，才根据 Vault 的时区将所选日期字段设为当前日期。

使所选相关对象记录进入其生命周期中与所选状态类型对应的状态。此操作适用于通过文档版本引用设为最新版本的对象引用字段与文档关联的对象记录。如果文档版本引用设为特定版本，则不能配置此入口操作。请注意，如果对象记录不满足生命周期状态入口条件，则对象记录的生命周期状态不会更改，且 Vault 会停止工作流。请参阅配置对象生命周期。

设置活页夹内容状态类型 (RIM Submissions)

根据所选状态类型，使活页夹内的文档进入新的生命周期状态。此入口操作仅在使用对活页夹进行级联审查和批准的 Vault 上可用。

设置活页夹内容版本绑定 (RIM Submissions)

为活页夹内的所有文档设置版本绑定。此入口操作仅在使用对活页夹进行级联审查和批准的 Vault 上可用。

按状态类型设置活页夹内容版本绑定 (RIM Submissions)

如果处于所选状态类型中，则为活页夹内的所有文档设置版本绑定。此入口操作仅在使用对活页夹进行级联审查和批准的 Vault 上可用。

将活页夹内容版本绑定设为稳定状态 (PromoMats)

此选项可自动设置将活页夹内容绑定至最新稳定状态内容的绑定规则。与强制文档处于稳定状态检查以及所有文档与稳定状态绑定入口条件结合使用时，这特别有用，可确保合规性数据包内容在进入批准状态前绑定到最新稳定状态。

更新电子邮件片段状态（PromoMats 和 MedComms）

利用与文档的关系，更新电子邮件片段的生命周期状态。只有当启用了为 Veeva CRM 发布 Approved Email 片段功能时，此入口操作才可用，并需要 Approved Email 集成。

创建相关文档或活页夹（PromoMats 和 MedComms）

同时新建文档或活页夹，以及与源文档的关系。例如，如果文档进入已批准状态，此操作会新建文档以及与源文档的必要出站关系。

替代现有的“已阅读并了解”任务（QualityDocs 和 eTMF）

为文档取消所有未处理（未完成或已取消）的已阅读并了解工作流任务，并将其标记为已替换。

CC：将更改控制设为等待批准 (QualityDocs)

此入口操作会尝试在文档更改控制记录上执行状态更改。仅当此更改控制的所有相关文档都处于适当的状态时，此状态更改才能成功。此操作仅在 QualityDocs 应用程序中可用。

关闭“多文档更改控制”(QualityDocs)

此入口操作检查与文档更改控制关联的文档的状态，验证文档更改控制是否应关闭，以及在满足条件的情况下关闭文档更改控制。此操作仅在 QualityDocs 应用程序中可用。

发布培训任务

向合格用户发布培训任务。此操作仅在 Vault 培训应用程序中可用。

自定义操作

您的 Vault 可能有未在此处列出的其他自定义操作。这些操作由您的组织使用 Vault Java SDK 创建，以满足您的特定业务需求。请与您的 Vault 管理员联系来进一步了解这些操作。

您的 Vault 可能拥有使用以下入口操作之一的现有配置。从 V12 开始，这些入口操作不可用于新配置。您可以使用使用公式设置字段选项获得同样的效果。

增加值
将所选数字类型字段增加一 (1)。
将字段设置为今天
根据 Vault 的时区，将所选日期字段设为当前日期。

有关删除次要版本的详细信息

使用删除次要版本入口操作时，请记住以下几点：

  • 如果要使文档进入新的主要版本并删除次要版本，您必须在同一生命周期状态上设置这两个入口操作。
  • 将此入口操作与设置新的主要版本入口操作结合使用。在同一生命周期状态上配置这些操作时，Vault 会先删除次要版本，然后设置主要版本。例如，在拥有版本 1.0、1.1、1.2 和 1.3 的文档中，此配置会先删除 1.1 和 1.2，然后版本 1.3 会变为 2.0。
  • 如果此入口操作在不是最新版本的次要版本上执行，它可能删除更新的次要版本。例如，在拥有版本 1.0、1.1、1.2、1.3 的文档中，在版本 1.2 上执行该操作会删除 1.1 和 1.3。

以下几个字段可用于配置此操作：

操作标签
指示向用户显示用户操作的方式。
创建文档或活页夹
指定用户是否将创建相关文档或活页夹。
文档类型
指定新关联文档的文档类型。
生命周期
指定新创建文档的生命周期。尽管文档类型通常与单个生命周期相关联，但此操作允许您关联多个生命周期。Vault 仅列出对指定文档类型有效的生命周期。
选择模板
这是可选字段，指定创建文档时要使用的模板。
关系类型
指定用于将新文档与源文档关联的关系类型。Vault 仅根据指定的文档类型列出有效的关系类型。

使用创建相关文档或活页夹用户操作执行以下操作：

  • 将相关活页夹、相关占位符或相关模板的前缀添加到新创建的文档名称（继承自源文档）。例如，相关活页夹 – 我的演示文稿。
  • 自动设置从源文档到相关文档的匹配字段值。这基于操作的配置。请注意，必填字段未填充或数据类型不匹配时，将导致操作失败。
  • 异步执行并在操作完成后发送通知。
  • 创建从创建的文档到源文档的出站关系。Vault 根据对该入口操作配置的关系类型执行此操作。

如何创建入口操作

要为生命周期状态添加新的入口操作规则，请执行以下操作：

  1. 从入口操作标签页中，单击编辑。
  2. 单击创建入口操作。
  3. 可选：通过选择有条件地执行，将条件添加到入口操作规则。
  4. 在执行操作下，选择条件类型。
  5. 选择要执行的操作以及任何其他所需的值。例如，对于发送通知操作，您需要选择接收人和消息。
  6. 可选：通过单击添加操作在同一规则中创建多个操作。如果规则是有条件的，这些操作将具有相同的条件。
  7. 单击保存。配置的入口操作会立即生效，但不会影响已处于该生命周期状态的文档。

如何定义条件

仅当文档满足一组条件时，才需要使用特定的入口操作。例如，您可能需要为美国文档将 MLR 开始日期设置为当前日期，但不需要对英国文档执行该入口操作，因此，该入口操作将根据文档的国家/地区字段有条件地执行。

要定义条件，请选择文档字段、运算符和值。部分系统字段以及与使用生命周期的文档类型关联的大多数字段可用。如有需要，可以单击添加条件来定义多个条件。

文档必须满足规则中定义的所有条件，Vault 才能执行入口操作。如果条件使用不适用于该文档的字段，Vault 会将该条件计算为“false”。

如何编辑或删除入口操作

要对入口操作规则进行更改，请单击编辑。如果您需要删除整个规则、规则中的条件或规则中的操作，请单击 X 图标。完成更改后，单击保存。

入口操作限制

对于每种生命周期状态，您最多可以定义 25 条入口操作规则。在一条规则中，最多可以指定十 (10) 个入口操作。如果规则是有条件的，则最多可以有五 (5) 个条件。

文档生命周期入口操作不按顺序执行，这意味着同一状态内的生命周期入口操作之间不能存在传统依赖关系。如果文档生命周期需要依赖关系，我们建议使用更新文档字段步骤。