在活页夹中对文档进行自动归档

为了支持在许多 Vault 中大量重用关键文档，我们创建了灵活的系统，用于将文档自动归档到活页夹中。这种自动归档功能在 PromoMats 和 Submissions Vault 中特别有用，但在除 Clinical Operations 以外的所有应用程序中都可用。

从活页夹的操作菜单中，您还可以使用自动归档文档或刷新自动归档操作将文档自动归档到活页夹中。对于配置为自动归档的每个节段，Vault 都会搜索库并分配具有匹配字段值的文档。您可以筛选活页夹的内容，以仅显示自动归档的文档或仅显示手动归档的文档。

自动归档的工作原理

此操作会评估活页夹的现有内容以及库中的所有文档，然后相应地添加/删除文档。如果文档绑定版本，或者如果用户手动将文档添加到活页夹，则 Vault 无法从活页夹中删除文档，活页夹模板中包含的计划的文档被视为手动归档的文档。查看文档时，您可以在上次归档日期字段中找到上次自动归档活页夹的日期以及执行该操作的用户。

触发自动归档时，Vault 会为每个活页夹节段查找并归档您可以在库中访问的所有匹配文档，包括属于另一个活页夹的文档。

例如，假设您创建了一个活页夹，将该活页夹配置为自动归档产品的所有文档。根据 Vault 的配置，Vault 可能会传播活页夹的归档规则以及 Vault 将自动归档其相关文档的产品记录。否则，您将在此活页夹的归档规则中选择产品值。Vault 会添加您有权访问且产品字段值与在归档规则中选择的值匹配的所有文档。

增量归档 (RIM Submissions)

在 RIM Submissions Vault 中，自动归档有两种不同的模式：增量和完整。增量模式仅适用于送审活页夹。

触发增量自动归档时，Vault 会在库中为每个活页夹节段查找匹配的文档。Vault 仅选择在引用与当前活页夹相同的应用程序记录的另一个活页夹中不存在的匹配文档版本。

完整归档模式归档所有匹配的文档，包括属于另一个活页夹的文档。

如何触发自动归档

当用户创建或编辑文档和活页夹时，Vault 不会自动触发自动归档。要触发特定活页夹的自动归档，您可以从活页夹的操作菜单中选择自动归档文档或刷新自动归档。该过程完成后，Vault 会向您发送通知。

如何设置自动归档活页夹

要使用自动归档，管理员必须先配置自动归档活页夹模板。然后，用户从配置的模板创建活页夹并为分配的字段提供值。

1. 从为自动归档配置的模板创建活页夹。
2. 选择编辑活页夹。
3. 对于您要自动归档的每个节段，请从该节段的操作菜单中选择设置归档规则。
4. 为该节段选择允许自动将文档归档到此节段。如果您想禁用某个节段的自动归档，可以取消选中此复选框。
5. 可选：对于文档类型，选择任何文档类型或搜索所选文档类型。
6. 可选：为该模板选择的文档字段添加值。
7. 可选：要复制节段，请从该节段的操作菜单中选择复制节段结构。请注意，此操作不会复制计划的文档。仅复制节段结构和元数据。

将字段和值传播到子节段

为自动归档设置的活页夹模板可能具有配置为将字段和值传播到子节段的节段。如果启用，这意味着该节段会自动将其所有字段和值传递给其子节段或子级。以这种方式添加的值称为传播值。

如果在配置为传播的父级下添加了新的子节段，则所有值都将传播到这个新的子节段。如果在活页夹层次结构中移动任何节段，则传播的所有值将在下次触发自动归档时更新。除非手动删除，否则将保留手动分配给节段的任何值。

限制

自动归档规则不能将超过 15,000 个文档添加到单个活页夹中。请注意，此限制不适用于 Clinical Operations Vault。

您不能向活页夹模板添加超过 75 条归档规则。

相关权限