法律保留管理

当试验、产品等等进入诉讼程序时，可能需要保留或审计对相关文档进行的更改。用户可以将文档关联到一个法律保留对象记录，以便对文档应用“法律保留”。管理员可以配置法律保留对象，以定义法律保留的范围。当 Vault 将文档匹配到一个法律保留对象记录之后，Vault 会创建法律保留项记录作为法律保留的子级，每个法律保留项代表一个与法律保留匹配的文档。

如何启用法律保留

从管理 > 设置 > 常规设置 > 文档中，选中启用法律保留复选框。

添加法律保留范围字段

您可以添加最多五 (5) 个用于定义法律保留范围的字段，以配置 Veeva 提供的自定义法律保留对象。随后，用户可以创建法律保留对象记录，并为范围字段提供具体的值。例如，添加一个产品字段时，将使合法用户一次性轻松对所有 Cholecap 文档应用法律保留。

并非所有字段都是有效的匹配字段。您必须使用以下字段类型：

• 选项列表
• 对象引用

您也可以使用一个对应于文档查找字段的对象字段。例如，一个法律保留对象可以具有一个指向适应症对象的适应症字段。一个文档类型可以具有一个引用产品对象上的适应症字段的查找字段。在适应症字段值为头痛的法律保留上执行普遍应用时，会将所有文档与适应症查找字段值头痛匹配。

相关文档字段可以是多值字段，但法律保留对象上的字段必须是单值字段。

请注意，范围字段会影响 Vault 的法律保留申请。用户仍然可以对范围之外的单个文档应用法律保留，或者使用一个批量操作来应用法律保留。

文档迁移模式

对于在文档迁移模式下创建或更新的文档，Vault 无法自动应用法律保留。因为这可能会导致在作业中填充数百万个文档。如果使用文档迁移模式添加了与已批准的法律保留的范围匹配的文档，Vault 不会将这些文档与法律保留匹配。

要将这些文档与已批准的法律保留匹配：

1. 通过管理 > 业务管理员或一个自定义标签页导航到法律保留对象记录。
2. 从操作菜单中，单击重新评估法律保留。
3. 随后会打开应用操作对话框。单击继续。
4. Vault 会执行一个异步作业，以便将法律保留应用于与法律保留范围匹配、但尚未对其应用法律保留的任何文档。
5. 当此作业完成后，您的通知页面中会显示一条通知，Vault 会向您发送一封电子邮件。

相关权限

法律操作权限集会授予用于进行法律保留管理的所有必要权限。