很多组织拥有很多不再与日常运营相关的文档。“文档归档”功能通过以下方式为这种情况提供支持:
- 允许用户通过多种方式将文档归档
- 提供归档文档字段(是/否),以表明一个文档是否处于归档中
- 在标准搜索中排除已归档的文档
- 在“库”和其他文档标签页中隐藏已归档的文档
- 阻止将会修改已归档的文档的操作
- 提供一个标准标签页,从中可以查找已归档的文档
- 提供权限,以确保只有经过授权的用户能够访问已归档的文档
如何启用归档
管理员必须联系 Veeva 支持人员,以启用此功能。
如何将文档归档
将一个文档归档时,会将隐藏的归档 (archive__v
) 文档字段设置为 true。如果稍后将一个文档取消归档,会将此字段设置为 false。此字段是所有文档类型上的标准字段,但被隐藏,而且无法通过 UI 直接编辑。
您可以通过以下途径将文档归档(或取消归档):
- 使用文档操作菜单中的将文档归档和将文档取消归档选项
- 通过设置 归档 (
archive__v
) 字段,使用 Vault 加载程序和 Vault API - 使用将文档归档和将文档取消归档设置,执行批量文档操作
如何使用批量操作将文档归档
您可以使用批量文档操作一次更改多达 1,000 个文档。有关如何选择要编辑的文档的信息以及有关批量操作的一般信息,请参阅使用批量文档操作。
当从除归档标签页以外的任意位置选择文档时,可以使用将文档归档操作。当从归档标签页中选择文档时,可以使用将文档取消归档操作。
- 从选择操作页面中,选择将文档归档或将文档取消归档。
- 单击下一步。
- 在确认页,查看更改摘要。
- 单击完成。更改完成后,在通知页面中将会出现通告,并且 Vault 将向您发送电子邮件。
归档图标
您归档的任何文档都会在文档标签页和“文档信息”页面中显示归档图标。
如何搜索已归档的文档
搜索功能会自动筛除已归档的文档,但您可以选择使用“高级搜索”包含这些文档。从那里,将搜索归档设置设置为是。
如果处于归档标签页上,您可以直接在搜索栏中只搜索已归档的文档。
归档的影响
当一个文档处于归档中时,将阻止某些操作:
- 编辑文档字段(参见备注)
- 添加或移除文档关系
- 添加或移除附件
- 添加或移除格式副本
- 添加、移除、编辑或导入注释
- 导入文档链接
- 执行建议链接操作或接受待定链接(允许用户拒绝待定链接)
- 添加、移除或编辑文档级评论
- 重新呈现文档
- 签出文档
- 启动工作流
- 使文档进入新的生命周期状态
- 重新分类文档
- 执行用户操作
- 查看或执行 SDK 用户操作
- 删除文档(要求拥有强力删除权限)
- 删除文档版本(要求拥有强力删除权限)
当用户将文档归档之后,Vault 还会对文档进行自动更改:
- 将文档的合并字段值设置为否,以阻止更改
- 绑定交叉链接文档的当前版本,以阻止更改
- 填充归档日期文档字段
注意:尽管用户无法修改已归档的文档上的字段值,但在某些情况下,字段值可能会发生变化:
- 查找字段继续更新,以显示来自源字段的最新信息。
- 选项列表值和对象引用标签继续处于动态状态,并反映对这些项进行的更改。
相关权限
以下权限控制着用于将文档归档和处理已归档的文档的访问权限:
类型 | 权限标签 | 控制 |
安全配置文件 | 应用程序:搜索:查看归档 | 能够查看归档中的文档、搜索文档归档以及查看标准的归档标签页;请注意,用户还必须拥有查看文档这一文档角色权限。 |
安全配置文件 | 应用程序:搜索:管理归档 | 默认能够将文档归档或取消归档。此权限是通过 Vault 所有者和系统管理员权限集授予的。 |
安全配置文件 | 标签页:归档 | 如果您还拥有上述权限,则能够查看标准的归档标签页。 |
安全配置文件 | API:访问 API | 能够完成 API 调用,通过 API 将文档归档时需要执行 API 调用。 |
安全配置文件 | Vault 所有者:操作:Vault 加载程序 | 能够查看和使用“加载程序”标签页,以更新文档上的归档字段。 |
安全配置文件 | 文档:批量更新 | 能够访问批量文档操作,以便将文档归档或取消归档。 |
注意:拥有只读许可证类型的用户无法查看或访问归档标签页,即使他们的安全配置文件授予了适当的权限。
限制
归档功能存在以下局限性:
- 批量文档操作无法将交叉链接文档归档或取消归档。对于交叉链接,您必须使用 API 或文档操作菜单。