管理文档电子签名模板

签名页允许 Vault 为文档生成一个具有电子签名的页面，并将此页面附加到可视格式副本。签名页只会与所下载的格式副本一起显示，而且不会影响源文件。

示例基本签名页布局

示例基本签名页布局

访问模板管理

在管理 > 业务管理员 > 签名和封面中，您可以管理电子签名页模板以及审计导出封面和报告导出封面模板。

关于签名页模板

Vault 支持基本签名页模板和高级签名页模板。

基本模板

基本模板的页眉、页脚和签名区只有几行文本。上面显示了一个示例布局。在 Vault 中，可以按如下所述创建基本模板。

高级模板

高级模板使用预先配置的 XML 表单架构 (XFA) PDF 文件，此文件控制在文档上呈现模板时捕获的特定字体、样式、布局、图像和 Vault 字段。这些是启用了表单的 PDF 文件，通常在 Adobe® Experience Manager 中创建。您必须在 Vault 之外创建这些文件，并将它们作为模板上传。

阅读下方内容了解有关高级模板的更多信息。

如何创建签名页模板

要创建签名页模板：

  1. 在签名和封面模板页面中，单击创建签名页模板。基本签名页模板
  2. 选择基本模板或高级模板选项按钮。
  3. 为此页面输入一个名称。此值仅显示在管理区域中。
  4. 要创建一个基本模板：在页眉和页脚字段中，输入文本，并使用令牌工具从应用程序中添加字段。Vault 会将此内容添加到签名区上方和下方的每个签名页中，如上述示例中所示。
  5. 要创建一个高级模板：在文件详细信息字段中，单击选择并上传 XFA PDF 文件。 高级签名页模板
  6. 为签名区 1 和签名区 2 输入文本，并使用令牌工具添加有关签名的详细信息（例如签名者姓名、日期、工作流步骤）。对于签名区，只有令牌工具中提供的字段是有效字段。这些区域并排显示，系统会为每个签名显示这两个区域，如上述示例中所示。
  7. 为签名页选择一个位置。此页面将出现在文档的开头和末尾。
  8. 单击保存。
  9. 创建一个模板之后，将它分配给一个文档生命周期。

如何编辑模板

要编辑一个签名页模板：

  1. 从签名和封面模板页面中，单击此模板。
  2. 单击编辑。
  3. 做必要的改动。
  4. 单击保存。新模板会立即对所有新签名生效。

如何删除模板

删除模板意味着从 Vault 中永久将其删除。在删除之前，您必须更改相关的生命周期，以便不使用模板。要删除：

  1. 从签名和封面模板页面中，将鼠标光标悬停在模板上。
  2. 单击 X 图标。
  3. 单击确认对话框中的继续。

版本控制和签名显示

在大多数情况下，签名只显示在当任务完成时处于活动状态的版本上。但在某些情况下，当一个用户能够对次要版本（例如 0.9）的文档进行签名，以及文档被批准（递增到 1.0 版）且未进行任何修改时，文档的签名页会显示用户的签名。

要做到这一点，必须符合以下条件：

  • 文档是一个主要版本。
  • 显示了签名的工作流步骤（工作流任务）必须发生在当前主要版本之前的那个次要版本上。例如，在一个具有 v0.1、v0.2、v1.0 版本的文档上，任务必须发生在 v0.2 上，而不能发生在 v0.1 上。

关于高级模板

当创建要用作高级模板的 XFA PDF 文件时：

  • 您必须使用“文本”字段类型添加 Vault 字段，而无论 Vault 中的字段类型如何。例如，通过插入一个标记为 name__v 的文本字段来包含文档名称。Vault 不会接受包含与 Vault 中的文档字段名称不匹配的文本字段名称的模板。
  • 您必须指定表单中的一个用于呈现签名区的位置。为此，请创建一个被标记为重复的表格行。在这一行内的一个或两个单元格中，输入一个名为 signature_block_1__v 的文本字段和另一个名为 signature_block_2__v 的文本字段。
  • 要包含图像，例如您的公司徽标，请将它们作为图像对象添加。在 Vault 内不支持图像字段对象。必须标记图像对象，才能将图像嵌入到 PDF 文件中。
  • Vault 在高级模板中最多支持 150 个映射字段。

下面这几个建议有助于确保您的模板具有专业的外观并正常工作：

  • 将表单字段放在表格中，以使元素的顺序和间距在不同长度的字段值中保持一致。
  • 使用一种自定义的 Adobe® 对象样式，以确保字体、字体大小和粗细一致。
  • 定义可以修改的元素（例如调整大小、跨页面拆分或连字符）。

如果需要获得有关如何开始的帮助，请下载此示例 XFA 电子签名模板。

关于签名日期和时间

Vault 通常会显示已针对当前用户选择的时区进行调整的日期和时间。但在签名页上，签名日期和时间将以 UTC 时间显示。

关于签名页大小调整

所生成的签名页的尺寸与可视格式副本的第一页相同。请注意，它们始终使用纵向布局。对于高级模板，Vault 不会调整模板的大小。

关于字符限制

当在签名页页眉或页脚中使用令牌时，请记住这些区域具有字符最大数量限制。请考虑与每个令牌相关的字段的最大长度。当单行中的文本达到最大长度之后，Vault 会将文本截断，因此您可能会发现当令牌解析时，有些详细信息不可见。

限制为每行 80 个字符。页眉和页脚允许两行内容，但不会将超过这一限制的文本换行。