使用对象工作流

本文将介绍如何启动工作流、管理进行中的工作流以及以工作流参与者的身份完成任务。本文介绍的是工作流任务。Vault 还包括用户任务对象类，可跟踪临时工作。有关用户任务的信息，请参阅处理用户任务。

为单条对象记录启动工作流

要为单条对象记录启动工作流：

1. 从对象记录操作菜单中，选择工作流启动操作。
2. Vault 将显示工作流开始对话框，其中包含启动工作流所需的所有信息和字段。
3. 提供所需信息，然后单击启动。有关分配用户的详细信息，请参阅下文。

为多条对象记录启动工作流

您可以从对象选项卡、相关列表、收藏夹、保存的视图或任何其他对象记录列表页面启动对象工作流。

要为多条对象记录启动工作流：

1. 从“操作”菜单中，选择启动工作流。您可以在工作流中最多包含同一对象的 100 条对象记录。
2. 在启动对话框中，从工作流下拉列表中选择一个特定的工作流。Vault 只会显示处于活动状态且对所选的对象记录有效的工作流。
3. 单击继续。
4. 如果收到提示，提供一个描述。Vault 会将此值用作信封记录的名称。如果此值不可编辑，则表明管理员已将工作流配置为对信封记录使用自动命名。
5. 向角色分配用户和组。
6. 填写任何必填字段值或变量。
7. 单击启动。

如何为工作流分配用户

将用户作为工作流参与者分配时，请记住 Vault 不会检查对象是否使用动态访问控制，或者您选择的用户是否对对象记录拥有必要的访问权限。还可以向无法完成任务的用户分配任务。

要分配用户，请执行以下操作：

1. 选中要为其分配任务的每个参与者组旁边的复选框。带有星号的参与者组是必需的组。请注意，任务可能被配置为禁止工作流所有者接收任务。
2. 为各参与者组选择用户或用户组，方法是输入用户/组的名称，或者单击向下箭头以便从列表中进行选择。列表中只显示前 100 个用户/组。要查看更多选项，请输入用户名/组名。组以特殊图标显示在列表中。如果管理员配置了可分配给工作流参与者控件的用户数量限制，在超过此限制的情况下，您将遇到错误。
3. 可选：如果已选择组，将光标悬停在组名上方可查看该组中的用户列表（最多 30 个）。
4. 可选：要将组展开为单个成员，请单击加号 (+) 图标。在此过程中，Vault 将组成员视为单个用户，您可以移除一些成员。

将参与者添加到活动工作流

在没有对启动步骤使用使用自定义操作来定义参与者控件的活动工作流上，您可以直接从操作菜单中添加其中的角色拥有当前任务、未来任务或未来通知的那些参与者。

如果工作流对启动步骤使用使用自定义操作来定义参与者控件，您可能会在启动工作流时看到一个只读的参与者列表，但无法添加参与者。

要添加用户：

1. 导航到对象记录详细信息页面的工作流时间线节段、主页 > 活动工作流或一个对象工作流报告。
2. 从工作流的操作菜单中，选择添加参与者。
3. 在对话框中，将用户或组添加到适当的参与者组中。您可以将参与者添加到在工作流启动时未选择的可选参与者组中。您无法移除已经处于一个参与者组中的任何用户，也无法将用户添加到分配给已完成的工作流步骤的组。
4. 单击提交。Vault 会发送一个通知，并将处于活动状态的任务添加到新用户的任务视图。

通过基于角色的分配添加参与者

在启动步骤使用将角色用作参与者控件的工作流上，您还可以通过共享设置将用户添加到活动工作流：

1. 导航到对象记录详细信息页面，然后导航到共享设置。
2. 在通过手动分配访问面板上，单击 + 添加。
3. 选择要将用户添加到的角色。
4. 选择一个或多个用户和组。
5. 单击保存。Vault 会将所选的用户和组作为参与者添加到活动工作流中。如果存在一个处于活动状态的任务，Vault 会创建任务并将它们分配给新用户。

管理员还可以配置工作流，以使某些工作流参与者组只允许已经在对象记录上处于特定角色的用户加入。在此配置中，您只能选择允许的用户。

分配和许可证类型限制

不能为工作流中的角色选择许可证类型为只读用户的用户。Vault 会在工作流参与者字段中隐藏这些用户。如果将任务分配给一个组，Vault 会跳过对这些用户的分配，但通常会将任务分配给组中的其他用户。

如何完成所分配的任务

工作流可能包括各种工作流任务。根据工作流配置，您需要完成的任务可以直接分配给您，或者可以供您接受。

请注意，如果您在工作流中完成了两个或多个相同的任务，例如，如果另一个用户将一个重复的任务重新分配给您，Vault 将用您在完成重复任务时提供的评论覆盖原始任务中的评论。

已分配任务

已分配给您的任何任务将出现在主页/任务 > 我的任务以及特定对象记录的详细信息页面中。单击完成按钮。在任务对话框中，填写任何必填字段或其他信息，然后单击完成。

接受任务

工作流所有者也可以将任务分配给多个用户，并要求其中的任一用户接受并完成任务。这些任务将出现在主页/任务 > 可用任务中。单击接受按钮。此任务现在将出现在主页/任务> 我的任务以及特定对象记录的详细信息页面中。

接受一项任务之后，您可以单击撤销接受以释放此任务。释放之后，此任务会再次对所分配的任何用户可用。

重新分配任务

要重新分配任务：

1. 导航到对象记录详细信息页面上的工作流时间线节段。
2. 从任务的操作菜单中，选择重新分配。
3. 在对话框中，从新任务所有者选项列表中选择新用户。
4. 单击继续。
5. Vault 将向新任务所有者通知重新分配操作，并将任务添加到新所有者的我的任务视图中。之前的所有者不会收到通知。

请注意，系统将为重新分配的工作流任务发出此通知。对于重新分配的用户任务，系统会发出不同的通知。

如何提供电子签名

在一些工作流中，完成任务或选择特定裁定需要进行电子签名。为此，您需要输入您在该 Vault 中的登录凭据（用户名和密码）。

请注意，出于合规原因，Vault 会阻止您使用保存的密码。即使您已经在浏览器或密码管理器中保存了密码，也必须输入密码才能提供电子签名。

如何提供能力

有时，您还需要选择在完成某个任务时的“能力”，以表明您为何或在何种情况下完成任务。例如，一名来自某个组织的监管合规部门的审查者可能会选择监管作为自己的能力。

任务日期

如果任务有到期日期，则 Vault 会在任务旁边显示该日期。有些视图（主页 > 我的任务以及对象记录详细信息中的工作流时间线）也会显示一个状态图标，以表明到期日期是在接下来一周内还是已过期。

更新任务到期日期

要更新任务到期日期：

1. 导航到对象记录详细信息页面上的工作流时间线节段。
2. 从任务详细信息操作菜单中，选择更新任务到期日期。
3. 在对话框中，在任务到期日期字段中选择一个新日期。
4. 单击更新。

Vault 会向任务所有者告知更新后的到期日期。

取消任务

您有时可能需要取消一个工作流任务，例如当其中一名已分配的审查者由于正在度假而无法完成审查时。取消任务允许您完成工作流或转到下一个任务，从而防止工作流陷入停滞。

如何取消任务

要取消待处理的工作流任务：

1. 导航到对象记录详细信息页面上的工作流时间线节段。
2. 使用个别任务上的操作菜单，选择取消任务。
3. 在对话框中，单击继续。

取消工作流

有时，必须停止一个活动工作流，并从参与者的任务列表中移除所有未完成的任务。

如何取消工作流

要取消进行中的工作流：

1. 导航到主页 > 活动工作流或者对象记录详细信息页面上的工作流时间线节段。
2. 单击操作菜单，然后选择取消工作流。
3. 如果收到提示，请为取消操作提供备注。
4. 在对话框中，单击继续。

工作流取消状态

当取消工作流时，对象记录会返回到它在工作流启动前的状态。

替换工作流所有者

如果拥有正确的权限，您可以替换活动工作流的所有者：

• 从工作流的操作菜单中，选择替换工作流所有者。
• 在对话框中，选择一个用户，以替换当前的工作流所有者。只有能够启动这种类型的工作流的用户能够成为替换所有者。
• 单击提交。

Vault 会向原始工作流所有者和新的工作流所有者告知此操作。Vault 会将分配给工作流发起者参与者组的当前任务重新分配给新的所有者，将来的所有任务也会分配给新的所有者。

向工作流参与者发送电子邮件

此操作能让您向一个或多个工作流参与者发送电子邮件，以提醒他们临近或逾期任务的到期日期，或者向他们通知工作流发生的变化。

要在工作流开始后给参与者发送电子邮件：

1. 导航到主页 > 活动工作流或者对象记录详细信息页面上的工作流时间线节段。
2. 从工作流的操作菜单中，选择给参与者发送电子邮件。
3. 在对话框中，选择电子邮件的收件人。您可以选择个别工作流参与者或可用的参与者组。
4. 在消息字段中，输入消息。
5. 要将自己添加为收件人，请选中将副本发送给自己复选框。
6. 单击发送。

参与者组

向工作流参与者发送电子邮件时，您可能会发现以下收件人组可供选择：

• 可用任务所有者：具有可接受的任务的用户。
• 已完成任务所有者：已完成当前任务或上一个任务的用户。
• 待定任务所有者：已接受可用任务但尚未完成此任务的用户或组。不包括将来的任务。
• 未完成任务所有者：尚未完成所分配的任务的用户。不包括将来的任务。

相关权限

以下权限控制着各种工作流操作：