使用附件

附件是连接到特定文档或对象记录的文件。例如，您可以将相关邮件的副本作为附件发送至产品记录。能够查看文档或对象记录的任何用户还可以查看和下载它的附件。

请注意，您执行的操作（包括下载）将出现在审计跟踪中

添加附件

要为文档或对象记录添加附件：

  1. 对于文档和活页夹，打开“文档信息”页面，并在字段面板中展开附件部分。对于对象记录，打开记录详细信息页面，然后展开附件部分。
  2. 从计算机中将文件拖放至蓝色区域，或单击上传图标。如果上传多个文件，每个文件都将成为一个附件。
  3. 可选：单击添加描述，以便为附件输入可搜索的详细信息。

处理附件

要对附件执行任何操作，请导航到文档或对象记录，然后展开附件部分。随后，您可以：

  • 单击附件的文件名，以查看附件。
  • 单击下载附件图标，以下载单个附件。您可以选择下载任何附件版本。
  • 单击下载所有附件图标，以下载所有附件。Vault 会使用每个附件的最新版本创建一个 ZIP 文件。如果您的 Vault 使用特定于目标版本的附件，则下载的文件中将包含与从中启动下载的那个文档版本关联的附件版本。
  • 从附件的操作菜单中选择版本历史记录，以查看附件的版本历史记录。如果一个附件具有多个版本，您可以单击对话框中的版本号链接，以查看任意版本。
  • 单击编辑图标，以编辑附件的 [描述][4]。
  • 从附件的操作菜单中选择删除，以删除附件。

对附件进行版本控制

可以使用从一 (1) 开始的整数版本号（1、2、3），对附件进行简单的版本控制。当为已经具有附件的文档或对象记录添加一个新文件，但此文件具有与现有的附件相同的文件名和扩展名时，Vault 会将所上传的文件视为一个新版本。为了避免创建相同的版本，Vault 会为文件分配一个校验和值。如果校验和、文件扩展名和文件名匹配，Vault 将忽略新文件，而且不对附件进行版本控制。

如果您上传的附件具有相同的文件名和不同的文件扩展名，Vault 会将此附件作为一个全新的附件上传。例如，MyAttachment.pdf 和 MyAttachment.png 是两个不同的附件。

Vault 永远不会检查附件的以前版本。例如，如果您上传的附件具有与附件的以前版本相同的文件名、文件扩展名和校验，Vault 会将此附件作为现有附件的一个新版本上传。

请注意，Vault 会对附件应用您为文档选择的相同名称格式选项。

搜索附件

附件不会出现在库、自定义文档标签页或自定义对象标签页中，但您可以将它们包含在文档或对象记录搜索中。为此，您必须使用高级搜索。

使用特定于版本的附件搜索

当启用了特定于版本的附件，而且您在搜索中包含了附件时，Vault 将只返回您可以看到的最新文档版本。如果更早的文档版本上存在匹配的附件，但您可以访问的最新版本上不存在匹配的附件，Vault 将不会在搜索结果中包含此文档。

关于附件描述

附件描述将出现在文件名的旁边，以便为查看者提供其他信息。当搜索时，Vault 会查看此描述以及文件名。对附件进行版本控制时，Vault 会复制此描述。最新版本的描述是可以编辑的，但来自旧版本的描述是只读的。

限制

附件文件大小

对于附件，Vault 实施与标准文件上传相同的大小限制：

  • 文件大小必须小于 4 GB。
  • 视频文件大小必须小于 2 GB。

附件文件名

作为附件上传的文件的文件名不能超过 218 字节，包括文件扩展名。请注意，一 (1) 个字符并非始终等于一 (1) 个字节。例如，字符“菌”是三 (3) 个字节。

附件描述

附件描述不能超过 1,000 个字符。