关于文档工作流

文档工作流让用户能够发送一个或多个文档用于各种流程（例如审查并批准），一个工作流实例最多可以有 100 个文档。

文档工作流通过使用信封对象记录来工作。配置后，用户可以向信封添加文档或文档组，并启动由该信封控制的工作流。这种方法能让用户有效地审查单个工作流任务的一个或多个文档。

信封和对象工作流

“信封”是一个信封对象记录。Vault 通过关系维护单个信封（代表单个工作流实例）与相关文档之间的连接。严格上来说，文档工作流是一种对象工作流。虽然信封记录经过对象工作流，但它会带来相关的“内容”（文档）作为单独的信封内容记录。

文档工作流包括标准对象工作流上的一些特殊功能，包括文档查看器，其中任务所有者可以轻松地在内容文档之间审视浏览。更重要的是，文档工作流包括特殊步骤，以便工作流为每个内容文档收集独立的裁定。

如果从工作流中移除文档，其信封内容记录的状态将更改为已移除，而信封内容记录将保留在工作流中。这能让用户报告数据，即使文档已从工作流活动中排除，也能查看有关文档的裁定。

绑定的文档版本

当文档工作流以绑定的文档版本启动时，信封中的绑定版本文档将是固定的。信封将连接到工作流启动时信封中的文档版本。如果文档后来更新为新版本，信封将仍然包含以前的版本。

目前，只能从 RIM 送审内容计划启动绑定的文档版本的文档工作流。Veeva 支持人员也可以配置 Vault API，以启动绑定的文档版本的文档工作流。

文档工作流示例

在本例中，一系列信封文档需要审查和批准：

1. 开始：工作流所有者 (Teresa) 分配审查者 (Alejandro)。
2. 使文档进入“审查中”（内容操作）：Vault 使所有信封文档进入审查中状态类型。
3. 审查和裁定（文档任务）：此任务提示对处于审查中状态类型的任何文档作出裁定。所有文档都处于此状态类型。Alejandro（审查者）审查信封文档，并对每个文档作出裁定（等待批准或需要更改）。他将文档 A 设置为等待批准。他发现文档 B 存在一些错误，因此他添加了注释并将裁定设置为需要更改。
4. 使文档进入“预先批准”（内容操作）：Vault 将查看每个文档。如果文档的裁定为等待批准（如文档 A），则 Vault 将使文档进入预先批准状态类型。如果文档的裁定为需要更改（如文档 B），则 Vault 不会对文档采取任何操作。文档 B 仍然处于审查中状态类型。
5. 决定：Vault 将查看信封中的文档。此步骤将对工作流进行分支：如果所有文档都处于预先批准状态类型，则工作流信封（以及所有文档）将继续进入下一步。否则，工作流信封将进入修订草稿步骤。由于文档 B 处于审查中状态类型，信封（以及文档 A 和文档 B）将进入修订草稿状态。请注意，决定步骤不同于文档任务上的裁定提示；Vault 将在没有用户介入预的情况下完成决定步骤。
6. 修订草稿（文档任务）：在此步骤中，任务说明提示 Teresa（工作流所有者）审查 Alejandro 的注释，并为有需要的文档上传新版本。然后，她将任务标记为完成。
7. 审查和裁定（文档任务）：工作流将信封带回此步骤。Alejandro 再次审查这些文档。但是，由于文档 A 不再处于审查中状态类型，因此工作流仅提示他对文档 B 作出裁定。
8. 使文档进入“预先批准”（内容操作）：Vault 将查看每个文档。如果文档的裁定为等待批准（如文档 B），则 Vault 将使文档进入预先批准状态类型。没有对文档 A 采取任何操作，因为未对其作出裁定，但文档 A 已经处于预先批准状态。
9. 决定：由于信封中的所有文档现现在都处于预先批准状态，因此 Vault 进入批准全部步骤。
10. 批准全部（内容操作）：工作流使所有文档进入已批准状态类型。

工作流用户

一个工作流具有多种类型的关联用户：

• 工作流所有者：启动或拥有工作流的用户。
• 任务所有者：在工作流中分配给特定任务的用户。请注意，许可证类型、安全配置文件和任务设置限制可能会阻止某些用户完成任务。
• 工作流参与者：通过工作流开始对话框中的参与者控件分配给参与者组的所有用户。工作流所有者将用户分配给特定参与者组。

审查工作流事件

您可以在以下位置审查与文档工作流相关的事件：

• 工作流信封中文档的文档时间线视图
• 工作流信封中文档的文档审计日志或审计跟踪
• 信封对象的对象记录审计日志或审计跟踪