导出、共享和复制报告

通过报告，您可以排列和分析 Vault 中与文档、对象和流程相关的数据。本文介绍如何导出、共享和复制报告。了解有关 Vault 报告功能的更多信息，请参阅报告概述。

导出报告

如果需要在 Vault 之外对数据进行进一步的分析和处理，可以选择导出报告。Vault 支持四种导出格式：PDF、CSV（逗号分隔值）、文本 (TXT) 和 Excel™ (XLSX)。将报告导出为 CSV 或 TXT 文件时，可以在 Excel 中打开该文件。也可以将报告导出为 Excel 模板。

如何导出报告

  1. 在报告页面或报告查看器中，从报告的操作菜单选择导出为 CSV、导出为文本、导出为 Excel 或导出为 PDF。如果导出为 Excel 文件，在“Excel 导出选项”对话框中选择格式设置选项，然后单击导出。
  2. 在 Vault 处理请求的过程中会打开一个对话框。您可以在此对话框中选择取消请求。文件准备就绪后，该对话框将自动关闭。
  3. 文件可能会自动下载，也可能需要选择保存，具体取决于您的计算机配置。

导出选项

当创建或编辑报告时，可以在高级选项 > 导出选项下方，为导出表格报告中的文本字段选择以下格式选项：

  • 将 PDF 导出文件的列宽调整为一页的宽度：将所有列的宽度调整为一页的宽度。
  • 包含长文本字段全文：导出长文本字段中的所有文本。
  • 包含富文本字段全文：导出富文本字段中的所有文本。要在导出文件中添加 HTML 标记，请选中包含 HTML 标签复选框。

包含全文字段的选项仅可用于选择具有长文本或富文本字段列的报告。

Excel 导出选项

导出为 Excel 文件时，您可以选择以下格式设置选项：

  • 仅数据可导出未设置格式的报告数据。
  • 格式化可导出设置了报告视图格式的报告，包括颜色、标题、组标题和汇总计数以及子标题行。
    • 折叠报告组可导出折叠的报告。此选项仅适用于分组的表格报告。
    • 添加封面可导出包含 Excel 封面标签页的报告，包括导出的报告数据，例如报告、Vault 和域名。
  • 模板可将报告导出为配置的 Excel 模板。

限制

导出报告有以下限制：

  • 如果 Vault 使用本地化设置，则可以导出为 TXT 文件。
  • 如果 Vault 不使用本地化设置，则可以导出为 CSV 文件。
  • PDF 仅适用于表格报告。
  • 只有达到 100,000 行的报告才能导出为 Excel 模板。
  • 导出为 PDF 将移除所有超链接。
  • Vault 只将 100,000 条记录导出为 PDF 和 Excel。如果报告中包含的记录超过 100,000 条，则必须导出为 CSV 或 TXT。
  • 只有分组的表格报告可以与折叠组一起导出。

最近运行的报告

当导出表格报告时，Vault 会在缓存中搜索同一用户最近运行的具有相同定义的报告。如果报告已存在，Vault 将使用该报告，并且在导出期间不会重新运行它。否则，Vault 将在导出期间运行报告。

组和汇总计算

Vault 只导出单条记录，不导出组或汇总计算（计数、平均值等）。

导出为 PDF

导出为 PDF 时，Vault 将添加页码和封面。所有报告均使用报告导出封面模板。此外，用户可以在报告构建器的编辑模式下修改 PDF 的列宽。

默认情况下，Vault 将所有列调整为一页宽度。要更改此设置，请在报告的高级选项节段中，清除将 PDF 导出文件的列宽调整为一页的宽度复选框。

在导出表格和矩阵报告时，可以选择不导出 Vault 链接。要移除报告链接，请在高级选项节段中选中移除链接复选框。

复制报告

可以使用复制记录选项来根据现有报告创建新报告。

如何复制报告

  1. 从报告的操作菜单中，选择复制记录。
  2. 此时将打开创建副本对话框。为新报告输入名称和（可选）描述。
  3. 单击继续。
  4. 此时将打开报告编辑页面。在这里，可以对新报告进行更改。
  5. 编辑完后，单击运行或保存。请注意，如果单击运行，则可以选择继续编辑或保存。

共享报告

Vault 使用有限的动态访问控制来管理用户访问和共享报告。一些用户可以通过自定义共享规则自动访问报告，这些规则基于报告管理员和报告所有者系统提供的组。还可以通过手动分配与特定用户或组共享报告。

如何共享报告

  1. 从报告的操作菜单中，单击共享设置。
  2. 在共享设置页面上，单击添加。
  3. 在添加手动分配对话框中，选择目标角色和要添加的用户或组。
  4. 单击保存。分配的用户或组可以立即访问报告。

要从角色中移除用户或组，请在通过手动分配访问节段中，单击该用户或组的操作菜单中的移除。请注意，只读用户不会显示在用户和组下拉菜单中。

共享角色

在共享报告时，可以向编辑者或查看者角色分配用户。必须由编辑者或所有者角色向给定报告对象记录中的角色分配用户：

  • 查看者：查看者对报告拥有只读访问权限。他们只能运行和查看报告，或复制报告。如果报告有运行时输入筛选器，则查看者可以输入筛选条件。当查看者想要更改报告时，可以复制报告，然后在复制版本中进行编辑。
  • 编辑者：编辑者可以修改、共享和删除报告。他们拥有与报告创建者完全相同的权限。
  • 所有者：所有者拥有编辑者和查看者的所有权限。只有所有者能将其他用户或角色分配为所有者，或编辑简报的时间表。

报告 URL

Web 操作允许用户直接从对象和文档访问报告，有助于改善报告体验。为确保 Web 操作能成功地跨 Vault 迁移，用户可以使用现有 URL（其中包含报告 ID）或使用以报告的 API 名称替换报告 ID 的 URL 来查看报告。管理员可定义 Web 操作以访问报告。