使用文档工作流

使用文档工作流，您可以将一个或多个文档发送到多个流程（例如审查和批准），单个工作流实例可以拥有最多 100 个文档。本文将介绍如何启动文档工作流、管理进行中的工作流以及以参与者的身份完成任务。请参阅关于文档工作流，以了解一般信息。

为单个文档启动工作流

要为单个文档启动工作流：

1. 在库或文档标签页中，从个别文档的操作菜单中选择工作流启动操作。
2. Vault 将显示工作流开始对话框，其中包含启动工作流程所需的所有信息和字段。提供所需信息，然后单击启动。有关分配用户的详细信息，请参阅下文。

请注意，如果所选的文档已经位于一个活动工作流中，您将无法启动文档工作流。

为多个文档启动工作流

您可以从 RIM Submissions Vault 中的库或文档标签页、购物车、活页夹节段或者内容计划层次结构查看器中启动文档工作流。

要为多个文档启动工作流：

1. 从操作菜单中，选择启动文档工作流。您可以在工作流中包含最多 100 个文档。
2. 在启动对话框中，从文档工作流下拉列表中选择一个特定的工作流。Vault 只会显示处于活动状态并且对所选的文档有效的工作流。
3. 单击继续。
4. 如果收到提示，提供一个描述。Vault 会将此值用作信封记录的名称。如果此值不可编辑，则表明管理员已将工作流配置为对信封记录使用自动命名。
5. 向角色分配用户和组。有关分配用户的详细信息，请参阅下文。
6. 填写任何必填字段值或变量。
7. 单击启动。

请注意，有些文档工作流只在特定的文档生命周期状态上可用。有些文档工作流只适用于单个文档。

从库和文档标签页启动工作流

当从库或文档标签页启动文档工作流时，Vault 将在您的当前视图中包含所有文档。例如，如果从收藏夹启动一个工作流，Vault 会将您的收藏夹内的所有文档包含到文档工作流中。如果在启动工作流之前执行了搜索或应用了筛选器，Vault 将只包含匹配的文档。

从购物车启动工作流

当从购物车启动文档工作流时，Vault 将在您的购物车中包含所有文档。这样，您就可以选择要包含到文档工作流信封中的文档。

从活页夹启动工作流

当从活页夹启动工作流时，工作流任务和裁定将应用于活页夹本身，但不应用于活页夹的内容。如果工作流允许多个裁定，工作流中包含的每个活页夹将只收到一个裁定。Vault 会提供一个链接，用于查看任务页面上的活页夹内容，因为您无法在工作流查看器内查看活页夹内容。

从活页夹节段启动工作流

当从一个活页夹节段启动文档工作流时，Vault 将在这个特定的节段中包含所有文档。

从层次结构查看器 (RIM Submissions) 启动工作流

您可以从 RIM Submissions Vault 中的内容计划层次结构查看器中启动文档工作流。当启动工作流时，Vault 包含最多 100 个文档，这些文档与您筛选后的当前网格视图中处于活动状态的内容计划项记录匹配。

文档工作流限制

在下列情况下，您无法启动文档工作流：

• 如果所选的任何文档已经位于一个活动工作流中
• 如果选择了 100 个以上的文档
• 如果一个文档工作流与特定的生命周期关联，工作流可能只允许文档处于某种状态或配置了某些字段。如果一个或多个文档不符合指定的条件，您将无法启动工作流。

添加参与者

当启动工作流时，启动对话框会提示您将用户分配给参与者组，随后，这些组将负责执行工作流任务。根据工作流配置，Vault 可能会将任务分配给一个组中的每个参与者，或者将单个任务作为一项“可用任务”分配。一个可用任务必须由参与者组中的其中一个用户“接受”。接受此任务的用户将成为任务所有者。

如何分配用户

要分配用户，请执行以下操作：

1. 选中要为其分配任务的每个参与者组旁边的复选框。带有星号的参与者组是必需的组。
2. 为每个参与者组选择参与者。您可以从下拉列表中选择用户和用户组，或者输入每个参与者的姓名。如果具有 100 个以上的可用用户和用户组，您可能需要键入用户名/组名称，以查找您需要的参与者。

分配限制

在有些工作流中，管理员需要根据角色为参与者组配置约束。例如，当分配批准者参与者组任务时，只有对所有工作流内容文档拥有批准者角色的用户可用。Vault 会自动筛选，以便只显示允许的用户和用户组。

有些工作流配置禁止任务所有者接收任务。

如何将参与者添加到活动工作流

当工作流启动之后，您仍然可以使用工作流的操作菜单，为工作流添加参与者。为此，您必须对工作流中的所有文档拥有正确的访问权限。

限制

将用户或用户组分配给参与者组时，默认情况下，您无法选择 5,000 名以上的用户。然而，管理员可以配置对工作流参与者控件所能分配的用户数量的限制。管理员可配置可分配至工作流参与者控件的用户数量的限制。如果超过此限制，则您在尝试启动工作流时会遇到错误。

完成所分配的任务

在文档工作流内，您的任务可能要求您为工作流信封中的每个文档提供任务裁定。如果您的任务需要裁定，您必须单独选择这些裁定。您可以轻松查看您在多文档查看器中查看了哪些文档。您尚未查看的文档的标题将以粗体显示，已查看的文档的标题以非粗体形式显示。

如何完成活动

要完成所分配的任务：

1. 启动文档工作流之后，导航到主页 > 我的任务。
2. 单击完成或继续按钮，以打开文档工作流查看器。
3. 如果您有一个可用任务：在工作流标题中，单击接受。请注意，接受一项任务之后，您可以单击撤销接受以释放此任务。释放之后，此任务会再次对所分配的任何用户可用。
4. 如果工作流提示输入裁定：对于每个文档，请点击查看器左侧的提供裁定，然后从对话框中选择裁定。如果需要评论，请在文本框中输入这些评论。如果需要一个原因或能力，请从下拉列表中进行选择。如果需要文档字段值，请在收到提示时输入或选择值。点击应用保存您的选择并关闭对话框。或者，点击应用和下一步继续下一份可用文档。
5. 在工作流标题中，单击完成按钮。
6. 此时会打开确认对话框。查看消息，然后单击完成以继续。
7. 如果您的工作流提示提供电子签名：请输入您的用户名和密码，以提供一个电子签名。

筛选文档

在某些情况下，您的工作流信封可能具有很多内容文档。要查看工作流信封内更易于管理的内容文档子集，可以基于任何文档元数据字段筛选它们。

文档工作流的时间线视图

文档工作流任务页面包含“时间线视图”选项，用于为工作流相关事件和裁定信息提供一个鸟瞰视图。

访问时间线视图

要在文档工作流任务页面内打开此视图，请从布局选择器工具栏中单击“时间线视图”按钮。

时间线视图中的操作

从时间线视图中，您可以单击工作流行对应的查看工作流历史记录报告，以查看报告形式的工作流和任务详细信息。您也可以在活动工作流和任务上，使用操作菜单来访问相关选项，例如取消工作流、取消任务、添加参与者、更新到期日期和重新分配。

更新任务到期日期

要设置或更新任务到期日期：

1. 导航到工作流的时间线视图。
2. 从任务详细信息操作菜单中，选择更新任务到期日期。
3. 在对话框中，在任务到期日期字段中选择一个新日期。
4. 单击更新。

Vault 会向任务所有者告知更新后的到期日期。

移除文档

从文档工作流中移除文档时，Vault 使用工作流取消状态使文档进入适当的生命周期状态。如果信封只包含一个单个文档，您无法移除此文档。

1. 将鼠标光标悬停在查看器左侧的列表中的文档名称上。
2. 单击 X 图标。
3. 在确认对话框中，单击继续以确认。此操作是不可逆的。

在移除文档之前，如果已完成的任务中存在一个裁定，已移除的文档的裁定将在“工作流时间线”视图中保持可见。

取消工作流

有时，必须停止一个活动工作流，并从参与者的任务列表中移除所有未完成的任务。

如何取消工作流

要取消进行中的工作流：

1. 导航到主页 > 活动工作流或工作流时间线视图。
2. 单击操作菜单，然后选择取消工作流。
3. 如果收到提示，请为取消操作提供备注。
4. 在对话框中，单击继续。

工作流取消状态

当取消工作流时，工作流内容会返回到它在工作流启动前的状态。

替换工作流所有者

如果拥有正确的权限，您可以替换活动工作流的所有者：

1. 从工作流的操作菜单中，选择替换工作流所有者。
2. 在对话框中，选择一个用户，以替换当前的工作流所有者。只有有权启动这种类型的工作流的用户能够成为替换所有者。
3. 单击提交。

Vault 会向原始工作流所有者和新的工作流所有者告知此操作。Vault 会将分配给工作流所有者参与者组的所有当前任务重新分配给新的所有者，将来的所有任务也会分配给新的所有者。

向工作流参与者发送电子邮件

此操作能让您向一个或多个工作流参与者发送电子邮件，以提醒他们临近或逾期任务的到期日期，或者向他们通知工作流发生的变化。

要在工作流开始后给参与者发送电子邮件：

1. 导航到主页 > 活动工作流、“文档信息”页面的时间线视图或者活动工作流面板。
2. 从工作流的操作菜单中，选择给参与者发送电子邮件。
3. 在对话框中，选择电子邮件的收件人。您可以选择个别工作流参与者或可用的参与者组。
4. 在消息字段中，输入消息。
5. 要将自己添加为收件人，请选中将副本发送给自己复选框。
6. 单击发送。

参与者组

向工作流参与者发送电子邮件时，您可能会发现以下收件人组可供选择：

• 可用任务所有者：具有可接受的任务的用户。
• 已完成任务所有者：已完成当前任务或上一个任务的用户。
• 待定任务所有者：已接受可用任务但尚未完成此任务的用户或组。不包括将来的任务。
• 未完成任务所有者：尚未完成所分配的任务的用户。不包括将来的任务。

相关权限

以下权限控制着各种工作流操作：