为 Microsoft Word 和 Excel 使用合并字段

使用合并字段，您可以触发 Vault，以使其在一个 Microsoft Word（仅限 DOCX）或 Microsoft Excel (XLSX) 源文件内搜索，并将某些令牌替换为来自 Vault 文档的字段值。借助合并字段，可以轻松地创建自动填充产品名称、文档状态和版本日期等详细信息的模板。您还可以使用此模板为文档添加一个标题页，以显示来自 Vault 的文档名称或文档编号。请注意，合并字段必须由管理员启用。

当 Vault 将令牌替换为字段值时，系统会将更新后的版本保存为源文件。如果为具有字段合并的文档下载源文件，您会看到 Vault 字段值而不是令牌。为一个保留了合并字段令牌的版本下载未修改的源文件。

如何为 DOCX 或 XLSX 文件添加 Vault 字段

Vault 会在所上传的文件内寻找与此模式匹配的文本：

${vault:fieldname__v}

文档字段

您在源文件中引用的 Vault 字段可以是自定义或标准的文档字段。您必须使用字段名称而不是标签。管理员可以在文档字段的配置详细信息中找到文档字段的名称。

${Vault:secondary_product__c} 或 ${vault:status__v}

引用对象上的字段

您还可以使用对象上被文档引用的字段。对象字段令牌遵循如下模式：

${vault:relationshipname__vr.fieldname__v}

此令牌的第一部分是对象与文档类型之间的关系的名称。第二部分是对象上的字段的名称（而不是标签）。您还可以包含来自与文档相关对象相关的对象的字段。例如，广告文档引用了产品记录，而产品引用了产品系列对象。您可以添加一个类似于

${vault:document_product__vr.product_family__vr.name__v}

的令牌，以显示相关产品系列记录的名称。您可以创建具有最多五 (5) 个关系的令牌。这些令牌既支持入站关系，也支持出站关系。

合并具有富文本的字段

Vault 支持在 Microsoft Word 文件中合并富文本字段，以便能够使用 Vault 富文本编辑器中指定的富文本格式设置解析和显示令牌。

富文本对象字段令牌遵循如下模式：

${vault:relationshipname__vr.rich_text_fieldname__v;richtext}

在 Microsoft Word 中的合并字段令牌上，当使用富文本令牌时，富文本字段会覆盖所支持的任何格式，如下文指明。

支持的富文本字体和文本样式

合并的富文本字段支持富文本编辑器中提供的字体系列和样式：

支持的字体样式包括：

• 粗体
• 斜体
• 下划线
• 删除线
• 下标
• 上标

支持的文本对齐包括靠左对齐、居中对齐、靠右对齐和两端对齐。还支持已排序列表、项目符号列表和缩进。Vault 支持以下字符：β µ ~ < ™ ° ± α CM /Ct ö é ‡ Þ ñ ú X3 √ © ∑ Π ≠ π。

合并的富文本字段支持富文本编辑器中提供的文本和背景颜色：

超链接

Vault 支持将富文本编辑器中添加的电子邮件和 Web 地址的超链接与显示文本和电子邮件地址或 URL 结合使用。

限制

富文本字段上的合并字段存在以下限制：

• Vault 不支持在富文本合并字段中使用块引用。
• Vault 不支持合并字段条形码格式的富文本字段。
• 在非富文本字段上使用富文本令牌语法时，会导致令牌被作为纯文本合并。

多值对象引用字段

当为多选对象引用字段或此对象上的字段包含一个令牌时，Vault 通过两种方式进行填充：

列表

如果此令牌不在一个表格内，此过程会创建一个逗号分隔列表。例如，${vault:document_product__vr.name__v} 将变成 CholeCap、WonderDrug、Nyaxa。Vault 将合并字段列表中的值限制为 1000 个。

表

如果此令牌位于 Microsoft Word 文件中的一个表格内，此过程将为每个值创建一个单独的行。例如：

如果一行中包含两个不相关的多值字段，第一个字段将作为行填充，但后续字段将作为列表填充。

使用 ${vault:fieldname__v} 格式的合并字段不会在表格中重复一个行。此格式将作为一个逗号分隔列表填充。要重复一个表格行，请使用完整的 ${vault:document_objectname__vr:fieldname__v} 格式。

请注意，条形码不会自动在表格中重复。

Vault 将合并字段表格中的行限制为 1000 个。

嵌套表格

合并字段支持最多三级的嵌套表格。例如：

当在表格中使用重复项时，Vault 只会在嵌套表中显示与行内的对象记录相关的值。

记录筛选和排序

您可以在多选对象引用字段的令牌中包含一个 WHERE 子句，以允许 Vault 对多个数据值进行筛选，并只显示相关信息。

例如，令牌模式 ${vault:document_quality_event__cr.findings__cr.criticality__c;WHERE findings__cr.criticality__c = ‘Major’} 将在严重性值为重大时，返回与质量事件相关并经过筛选的结果的列表。

您也可以在多选对象引用字段的令牌中包含一个 ORDER BY 子句，以允许 Vault 对所显示的字段进行排序。在此子句之后，使用 ASC 按升序顺序排序，使用 DESC 按降序顺序排序。

例如：

${vault:document_quality_event__cr.lead_auditors__c; ORDER BY lead_auditors.name__v ASC} 将返回与质量事件相关并按名称的升序字母顺序排序的主要审计员的列表。

记录筛选和排序功能只在 Microsoft Word 文件中可用。请了解有关如何对合并字段进行筛选和排序的更多信息。

具有合并字段的注释

Vault 可以将合并的文档元数据用作注释标记。如果从一个用作标记的多值字段中删除一个值，合并字段会将注释标记转换为最靠近的文本。

例如，Gladys 在产品字段中选择了 CholeCap 和 VeevaProm，并在她的文档中为“CholeCap”这一词语创建了注释。随后，她从产品字段中删除了 CholeCap，然后单击保存。Vault 会将此注释转换为最接近“CholeCap”这一词语的文本。

条形码

您可以输入令牌，以供 Vault 用来在您的 DOCX 模板中生成条形码。

Vault 会将字段值替换为 Code 39 Extended 条形码，新的源文件将具有嵌入在文档中的条形码图像。当下载新的源文件时，条形码会在所有计算机上生效。只能在 Microsoft Word 文件中生成条形码。

无效的令牌和空白字段

为了能够执行合并，字段名称必须匹配 Vault 中的实际文档字段，字段必须对文档有效，而且字段必须具有一个值。例如，如果将一个包含令牌 ${vault:document_country__vr.name__v} 的文件上传到一个文档中，而且此文档的国家/地区字段为空，Vault 将不会查找要合并的值，也不会替换源文件中的令牌。对于具有多个关系的令牌，所有令牌必须都对 Vault 有效，才能将令牌替换为字段值。

请注意，您无法合并类型为公式的字段。

示例令牌

下面是一些常见的令牌。Vault 应用程序和配置不尽相同，因此某些这样的令牌不适用于您的文档。

字段合并控制因素

以下因素会影响文档是否符合合并资格：

• 源文件格式：源文件必须是 DOCX 或 XLSX 文件。
• 合并字段设置：合并字段设置本身应当始终对最终用户不可见。管理员可以在文档字段合并字段上指定字段级安全设置，以限制哪些高级用户能够编辑此字段。如果源文件包含有效的令牌，Vault 会自动将文档上的此字段设置为是，并在您每次上传新的源文件时重置此字段。您可以将此字段设置为否，以阻止字段更改触发重新合并，但每当出现新的源文件时，此字段值都会重置。
• 处于稳定状态时阻止合并字段：此选项默认启用。此选项将在文档进入其生命周期的指定稳定状态时禁用合并字段。例如，这样可以阻止合并字段更新到已批准的文档。
• 归档文档：当一个文档已归档之后，Vault 会自动将合并字段设置为否，以帮助阻止对已归档的文档的内容进行任何更改。

字段合并触发条件

下列情况将触发 Vault 合并或重新合并字段：

• 上传源文件（用于新文档、占位符和新版本）
• 复制文档和包含源文件
• 从模板创建一个新文档
• 重新分类文档
• 对未分类的文档进行分类
• 更新源文件内的令牌所引用的字段（除非将合并字段设置为否）
• 重新呈现文档

受保护节段中的字段合并

Vault 可以合并 DOCX 文件中的受保护节段内或者 XLSX 文件中的受保护单元格内的字段。合并了字段的节段在源文件中依然处于受保护状态。

为使此功能正常运行，必须在 Microsoft Word 中按如下方式设置节段：

1. 在文档内添加分节符。
2. 打开限制编辑窗格。
3. 将限制设置为允许填写表单，并选择要限制的节段。

请注意，您必须通过 Microsoft Word 中的限制编辑窗格设置一个密码，Vault 才会合并受保护节段中的字段。

限制

Vault 会将富文本合并字段显示为纯文本，而且不支持合并字段条形码格式的富文本字段。