使用批量批准

使用批量批准，用户可以对文档执行批次审查和批准，并减少复杂的生命周期。此功能使用批次对象和批量批准对象生命周期来帮助执行此过程。用户需要使用批量文档操作中新的创建批次选项将文档关联到批次记录，然后通过批次记录本身的生命周期发送批次记录。在批量批准生命周期内配置的入口操作可以更新相关文档的生命周期状态。

批量批准与更改状态批量操作

使用“批量批准”而不是更改状态批量文档操作的优势在于，一组文档无需处于同一个初始生命周期状态甚至共享同一个生命周期。Vault 甚至允许批次包含一些已经处于目标状态的文档。

如果一个组织只使用“批量批准”来审查和批准文档，则管理员无需在个别文档生命周期中配置用户操作或工作流。

状态类型

“批量批准”能够通过一个操作改变文档的生命周期，因为它在自己的配置中使用状态类型而不是特定的生命周期状态。

例如，VeePharm 在一个批次对象记录上运行一个批准工作流。当此记录的状态更改为已批准时，此对象状态上的一个入口操作会将所有的相关文档（批次中的所有文档）更改为它们自身的生命周期的稳定状态（已批准、已批准使用等等）。

“批量批准”可以将文档更改为任何状态类型（稳定、作废、审查中等等）。批次中的文档的所有生命周期必须具有为目标状态类型指定的值，操作才能成功完成。

使用方法的示例：eTMF

在 eTMF 中，有些公司采用了一种包含集中审查和 TMF 批准的运营模型，这种批准不同于“职能”批准。在这种模型中，职能提供人需要上传文件，以便将它们提交给 TMF。随后，一个集中审查团队会检查文档，并将它们视为已接受或被拒绝。使用“批量批准”功能，职能供稿人可以一次性发送自己的一批文档以供审查，集中审查团队可以对此批次进行处理。

创建批次

当创建一批文档时，您需要首先创建一个新的“批次”对象记录，然后将这些文档与此记录关联。

如何批量添加文档

您可以使用创建批次批量文档操作，将一组文档添加到一个批次中。

如何添加和删除个别文档

可以通过两个选项添加和删除个别文档。为此，您可以编辑文档字段，也可以从批次记录详细信息中的文档面板执行此操作。

要从记录详细信息中添加或删除个别文档：

1. 导航到批次的详细信息页面。
2. 在文档节段中，单击添加。
3. 可选：搜索以查找特定的文档或文档集。
4. 清除一个文档的复选框，以删除此文档。
5. 选中一个文档的复选框，以添加此文档。
6. 单击关闭，以退出搜索对话框并保存您的更改。

要从“文档信息”页面中添加或删除个别文档：

1. 导航到“文档信息”页面。
2. 单击编辑，以便为文档字段打开编辑模式。
3. 从批次编号字段中删除特定的批次，以删除一个文档。
4. 将特定的批次添加到批次编号字段中，以添加一个文档。
5. 单击保存。

更改批次文档的状态

当使用“批量批准”使文档进入新的状态时，您无需直接在文档上执行任何操作。您只需将批次记录在一个对象工作流中移动，或者通过一个状态更改用户操作使其直接进入一个新的状态。对批次记录的状态执行的入口操作可以更改相关文档的状态。

您看到的用于批次对象记录的选项取决于您 Vault 的配置。

例如，VeePharm 将他们的批次对象配置为包含一个工作流，此工作流会将批次记录发送给批准者。当批准者完成最终任务时，Vault 会使批次记录进入已批准状态，并使所有的关联文档在其生命周期内进入与已批准状态类型关联的状态（已批准使用、已批准分发等等）。

文档生命周期状态的入口条件

批次操作有时会使文档进入一个包含入口条件的文档生命周期状态。在这种情况下，Vault 会确认个别文档是否符合它们的新状态的入口条件。如果文档不符合入口条件，您将无法更新文档。实际上，整个批次操作将会失败。当操作失败时，批次中的所有文档以及批次记录本身仍然处于它们的初始生命周期状态。

批次生命周期状态的入口条件

您 Vault 中的管理员可以对“批量批准”生命周期中的状态应用入口条件，这些条件会检查相关文档是都处于特定的状态类型，还是任何文档都未处于特定的状态类型。如果您尝试使批次记录进入一个这样的状态，而且相关文档处于错误的状态，此操作将失败。当操作失败时，批次中的所有文档以及批次记录本身仍然处于它们的初始生命周期状态。

相关权限

当使用“批量批准”切换文档的状态时，用户无需拥有基于角色的正确权限，即可更改个别文档的状态。Vault 将以“系统”的身份执行这些状态更改，而不是使用与批次记录进行交互的个别用户身份。

限制

Vault 禁止向批次添加未分类文档。

批次状态更改无法更新当前已签出或处于活动工作流中的文档。