多站点文档分发（临床运营）

使用多站点文档分发 (MSDD) 工作流，发起人可以一次性向多个站点发送文档工作流任务，跟踪总体工作流完成情况，并跟踪单个站点的任务完成情况。

例如，您可能需要向参与临床试验的多个站点发送安全文档。每个站点都需要一名人员来确认其收到了该文档。使用此工作流，您可以将文档和相关的确认任务一次性发送至所有参与试验的站点。您还可以跟踪已完成任务、尚未完成任务的站点。

分发到站点

当分发工作流可用时，通常在准备转到站点的已批准文档上，您将在文档的操作菜单中看到分发到站点。在您的 Vault 中该操作标签的显示可能有所不同。

要启动分发工作流：

1. 导航至您的文档。
2. 从操作菜单中选择发布至机构。
3. 在研究站点对话框中，使用复选框或全选以选择要包含在分发中的站点。Vault 会根据您正在分发的文档自动添加过滤器。您还可以搜索或添加更多过滤器来查找其他站点。最多只能选择 5,000 个站点。
4. 单击下一步打开多站点分发向导。
5. 在分发列表页面上，确认要将文档分发到的站点。使用复选框进一步优化选定的站点。
6. 单击下一步确认您的通讯组列表。
7. 在分发详细信息页面上，使用选择角色选择列表选择应在每个站点接收文档的角色。
8. 可选操作：单击添加任务说明向任务收件人添加消息或说明。
9. 可选操作：设置任务的截止日期。只有在工作流配置中包含截止日期时，您才会看到此选项。
10. 单击下一步。
11. 在确认页面上，确认所有详细信息，然后单击完成将文档发送到选定站点。

完成分发会将任意用户工作流任务发送给您在每个站点选择的角色中的所有用户。站点的单个用户将需要接受并完成任务。

完成多站点分发向导后，Vault 会对分发进行排队。Vault 仅在分发过程中发生错误时才会向您发送通知。例如，如果没有用户分配给您为选定站点之一选择的任何角色，您将收到通知。单击通知中的链接以打开包含成功和失败分发的 CSV 文档。

请注意，如果文档当前处于另一个活动工作流中，则无法启动文档分发工作流。

向活动工作流添加更多站点

有时，在分发文档后，可能需要将其发送到其他站点。您可以使用启动分发工作流的相同方式，将更多站点添加到活动分发工作流中。从文档的操作菜单中单击分发到站点，选择要分发的所需站点，然后继续执行多站点分发向导。请注意，Vault 使用活动分发工作流中的截止日期和消息。

如果选择了现有工作流中已包含分发的任何站点，Vault 会在多站点分发向导的分发列表页面上显示一条消息，并在新分发时排除这些站点。

追踪分发进度

有几种方法可以跟踪分发内容和相关工作流任务的进度。

分发任务对象

根据 Vault 配置的不同，您可能会在自定义选项卡中看到分发任务对象。启动多站点文档分发工作流时，Vault 会自动为发送到选定的每个研究站点的每个任何用户工作流任务创建一条分发任务对象记录。Vault 还为每个站点上的每个工作流任务收件人创建一条分发任务接收人对象记录。在分发任务对象中，您可以深入查看分发的分发任务接收人。

报告

配置后，您可以创建并运行带有活动和接收人的分发类型的报告，以追踪活动分发的状态。添加以下提示以追踪特定分发内容：

• 分发任务 > 文档版本：追踪特定文档版本的分发状态
• 分发任务 > 研究：追踪特定研究的分布状态
• 分发任务 > 研究国家：追踪特定研究国家的分布状态
• 分发任务 > 研究站点：追踪特定研究站点的分布状态
• 分发任务接收人 > 接收人：追踪特定接收人的分布状态

工作流时间线视图

在文档中，可以打开时间线视图以查看文档的所有工作流任务的状态。您还可以通过单击时间线视图中的查看工作流历史记录报告链接或从操作菜单中查看此信息。

相关权限

以下权限控制分发文档和报告分发情况的能力：