TMF ボット自動分類の使用 (eTMF)

Vault eTMF のユーザは、大量のドキュメントを頻繁にアップロードすることがあります。TMF ボットは自動的に新規ドキュメントを分類し、組織の時間と労力を節約します。TMF ボットを使用した自動分類は、分類エラーの数を減らし、潜在的な問題を迅速に表面化させることができるため、コンプライアンスの向上に役立ちます。

自動分類に TMF ボットを使用するように設定されている場合、Vault はドキュメントインボックスに追加されたドキュメントを分析し、それらのドキュメントタイプ、サブタイプ、および分類の各フィールドに、TMF ボット列にリストされている各ドキュメントの現在のステータスを入力します。TMF ボットが有効化されていない場合、この列は空です。

この自動分類が完了すると、完了またはドキュメントインボックス空の削除の前に分類をレビューすることができます。

自動分類を使用するには

管理者が eTMF Vault で教育訓練モデルを展開したら、ユーザ側の追加アクションは不要です。以下の方法でドキュメントをドキュメントインボックスに追加すると、TMF ボットによる自動分類が行われます:

  • 通常通りにドキュメントをアップロードして後でドキュメントを分類するを選択する
  • ドラッグアンドドロップでドキュメントをドキュメントインボックスに移動する
  • Veeva Snap モバイルアプリケーションからドキュメントをアップロードする
  • Vault API経由のアップロード
  • Vault ローダ経由のアップロード
  • FTP 経由のアップロード
  • メールの取り込み経由で作成されたドキュメント

その後、TMF ボットは以下の手順に従って、アップロードされたドキュメントをキューに入れ、自動分類します:

  1. Vault は、各ファイルの由来を確認し、分類キューに割り当てます:
    • API、Vault ローダ、FTP、メール 経由でアップロードされたドキュメントは、一括処理のキューに入れられ、大規模なインポートでも通常の自動分類処理が遅くなることはありません。
    • Veeva Snap でアップロードされたドキュメントも含め、その他のドキュメントはすべて特急処理キューに入れられます。
  2. TMF ボットが追加された各ドキュメントを自動的にスキャンします。ドキュメントインボックスに進むと、TMF ボットフィールドで各ドキュメントの進捗状況を確認できます。TMF ボットフィールドを確認できない場合、ドキュメントインボックスの列として追加することができます。各ドキュメントは、以下のいずれかのステータスでリストされます:
    • 特急キュー…: TMF Bot は、特急キューからのドキュメントの処理を待っています。
    • 一括キュー…: TMF Bot は、一括キューからのドキュメントの処理を待っています。
    • 完了: ファイルの処理が完了しています。
  3. TMF ボットがドキュメントを自動分類できる場合、ドキュメントのタイプ、サブタイプまたは分類フィールドが入力された状態になり、タグフィールドに TMF ボット自動分類タグが入ります。

各ドキュメントの処理時間にはばらつきがありますが、Vault は各ファイルを 5 分以内に処理することを目指しています。

自動分類の承認

ドキュメントの TMF ボットフィールドの値が完了になったら、チェックボックスを使用して自動分類されたドキュメントを選択し、完了をクリックして必要なドキュメントフィールドを入力します。同じ分類のドキュメントを一括して完了させることはできません。

完了すると、アップロードされたドキュメントが、追加の処理を行えるようになります。そのドキュメントはTMF ボット自動分類済みとしてもタグ付けされています。

自動分類の却下

TMF ボットが正しくない分類を適用していることが判明した場合、ドキュメントに進んで通常通りに再分類を選択します。

自動分類の制限

  1. ドキュメントの分類の中には、TMF ボットが利用できないものがあります。これは多くの場合、TMF ボットにその分類を学習させるのに十分なドキュメントがなかったためです。
  2. TMF ボットは、その選択が確実な場合にのみ、ドキュメントを自動分類します。ドキュメントが 2 つ以上の異なるドキュメントタイプに簡単に分類できる場合、確実性は通常低くなります。
  3. ドキュメントの一部のカテゴリは自動分類できません。ここには以下が含まれます。
    • オーディオまたは動画ファイル
    • ZIP ファイル、統計ファイルまたはデータベースファイルなどのテキスト以外のファイル
    • 英語以外のファイル
    • 例えばテキストが不鮮明な場合など、Vault がテキストを抽出できないファイル。