Note: この機能は、Study Startup があるクリニカルオペレーション Vault でのみ使用できます。
Vault を設定して、サーベイ (チェックリスト) を外部の回答者に送信することができます。これにより、施設またはアウトリーチターゲットのコンテキストで組織に関連付けられているコンタクトに調査を実施することができます。ユーザ名やパスワードがなくても回答を回収し、回収したすべての情報を Vault 内に保存できるため、立ち上げタスクが効率化されます。また、Vault 内に参考資料へのリンクを掲載し、外部の回答者がログインせずに閲覧できるようにすることも可能です。調査の質問ごとに 5 つまで、このようなリンクを貼ることができます。
管理者はコンタクトに基づいてチェックリストを送信するアクションを含めて、この機能を設定する必要があります。次に、施設およびアウトリーチターゲットレコードについてのサーベイ情報を確認できます。
施設またはアウトリーチターゲットオブジェクトでコンタクトに基づいてチェックリストを送信するアクションをトリガーすると、Vault はオブジェクトが以下の条件に当てはまるかどうかを確認します:
- 関連付けられている組織がある
- 関連組織レコードに 1 つ以上のコンタクト情報レコードがある
- これらの 1 つ以上の関連コンタクト情報レコードでメールに指定されている値がある
- メールがあるこれらの 1 つ以上のコンタクト情報レコードでアクション設定と一致するサーベイ回答者タイプの値がある
- または、関連する組織がない場合、電子メールに指定された値とアクション設定に一致する調査回答者タイプ値を持つ治験担当者が少なくとも 1 人存在します。
これらのすべての条件を満たす場合、Vault はチェックリストと案内メールを作成し、適格なコンタクト情報レコードにメール通知を送信します (以下を参照)。
サーベイの案内メールでの作業
Vault がこれらのサーベイを送信すると、指定されたサーベイとコンタクト情報レコードの組み合わせに対して固有の暗号化されたリンクがメールに記載されます。このリンクは、特殊な、制限された Vault のバージョンへのアクセスを提供します。関係のないすべてのコントロールは非表示になり、含まれるサーベイに回答するために必要なコントロールのみが表示されます。
回答者がサーベイに最後まで回答すると、固有のリンクは無効になります。リンクは、送信されてから 30 日間で期限切れになります。
施設サーベイ案内メールおよびアウトリーチサーベイ案内メールオブジェクトは、サーベイに送信されたすべての案内メールのレコードを保持します。これらのレコードからは、以下の作業ができます:
- 新規リンクの生成: 既存のレコードを無効状態に設定し、関連付けられている固有リンクを無効にして、その受信者の新規固有リンクを使用して新規レコードを生成します。
- リンクの無効化: 既存のレコードを無効状態に設定して、関連付けられている固有リンクを無効にします。
デリバリステータス列には、以下のステータスが表示されます:
- 送信済み: Vault がメールを送信しました。
- デリバリ済み: メールが受信者のメールボックスに届きました。
- 開封済み: 受信者がメールを開封しました。
- エラー: 案内メールの送信中にエラーが発生しました。リストされているメールアドレスをチェックして、間違いがないかどうかを確認してください。
Vault は 1 時間おきにステータスを更新します。
Vault は他に 2 つの重要なステータスフィールドを提供します:
- 開封日は、受信者が最初にメールを開いた日時を表示します。
- 最終アクセス日は、案内メールの該当するリンクがクリックされ、Vault でサーベイに回答できるようになった日時を表示します。
回答済みのサーベイを関連レコードとして施設およびアウトリーチターゲットオブジェクトに設定することができます。