eTMF の顧客は、特定の治験や施設で収集が予想されるコンテンツを理解するために、予定ドキュメントに大きく依存しています。コンテンツと予定プレースホルダーの自動一致機能は、ユーザの時間を短縮し、ドキュメントの重複により生じるドキュメントの調整と削除の負荷を軽減します。ソースファイルをアップロードする前に正しい予定ドキュメントを探す必要はありません。アップロードしてフィールドに入力するだけでよくなりました。ファイルのアップロード時、またはドキュメントの分類時に、Vault はコンテンツにまだ含まれていないドキュメントを提案します。
この機能には、管理者が個別に、または一緒にオンにすることができる 2 つの部分があります。
- 新規ファイルアップロードの自動一致: ファイルをアップロードして新規ドキュメントを作成する際に、一致するプレースホルダーを探します。この機能は複数のファイルをアップロードする場合には使用できません。
- 分類の自動一致: 未分類のドキュメントを分類する際に、一致するプレースホルダーを探します。この機能は、複数のドキュメントを一度に分類する場合には使用できません。
ファイルアップロードで自動一致を使用する方法
ファイルアップロードで自動一致を使用する際に、Vault はアップロードしたファイルを選択したコンテンツプレースホルダーとマージして、既存のドキュメントのソースファイルにします。既存のドキュメントに割り当てられた所有者は変わりません。
自動一致機能を使用するには:
- 新規ドキュメント作成時に行うようにファイルをアップロードします。
- ドキュメントタイプを選択します。
- 治験、(任意で) 治験実施国、(任意で) 施設を選択します。Vault が一致を見つけられるように、ファイルのアップロードページにこれらの詳細を入力する必要があります。
- 次へをクリックします。
- 一致がある場合は以下のページに表示されます。ラジオボタンを使用して、一致するドキュメントを選択します。既存のドキュメントにファイルを追加したくない場合は、新規ドキュメントの作成を選択します。
- 次へをクリックします。
- 必要に応じてドキュメントフィールドの入力または編集を行います。ここで行った変更は、選択したプレースホルダーに適用されます。
- 保存をクリックします。
ファイルのアップロードページへの変更
新規ファイルアップロードに自動一致が有効化されている場合、ファイルのアップロードページに複数の変更があります:
- この機能が Vault で有効化されていなくても、新たに検索可能なドキュメントタイプセレクターが使用されます。
- 治験、治験実施国および施設のドキュメントフィールドは、ユーザが通常新規ドキュメントにフィールドを入力するページではなく、選択されたドキュメントタイプに存在する場合に、このページのドキュメントタイプセレクターの下に表示されます。
分類に自動一致を使用する方法
分類に自動一致を使用する際に、Vault は未分類のドキュメントのソースファイルを選択したプレースホルダーとマージして、プレースホルダーのソースファイルを作成します。プレースホルダードキュメントまたは未分類のドキュメントに割り当てられた所有者に変更はありませんが、未分類のドキュメントは自動的に廃版状態に移行します。Vault は、プレースホルダーにサポートするドキュメント関係も作成し、これは未分類のドキュメントを指します。
自動一致機能を使用するには:
- 未分類のドキュメントを探して、ドキュメントのアクションメニューから完了を選択します。
- ドキュメントタイプ、サブタイプおよび分類を選択します。
- OK をクリックします。
- 一致がある場合は以下のページに表示されます。ラジオボタンを使用して、一致するドキュメントを選択します。既存のドキュメントとマージしたくない場合は、既存のドキュメントを分類するを選択します。
- 次へをクリックします。
- 必要に応じてドキュメントフィールドの入力または編集を行います。
- 保存をクリックします。
一致する基準
Vault が一致するドキュメントを提案するには:
- ドキュメントがコンテンツプレースホルダーである必要があります。これは、ソースファイルを含んでいないドキュメントであるという意味です。
- ドキュメントが、治験、治験実施国および施設のドキュメントフィールドと完全に一致している必要があります。
- ドキュメントが、ライフサイクルの予定状態または開始状態にある必要があります。標準 eTMF ライフサイクルの場合、これは予定または進行中のいずれかですが、Vault の設定によって異なる場合があります。
- 一致するプレースホルダーにドキュメントの編集権限を有している必要があります。